记账凭证编制有哪些特点?

出处：按学科分类—经济 企业管理出版社《出纳手册》第146页（3096字）

在手工会计下，适应企业业务量的多少，可将记账凭证分为不同的种类。比较常见的做法有：

(1)分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类；

(2)分为现金凭证、银行凭证、转账凭证三类；

(3)分为现收、现付、银收、银付、转账五类；

(4)不分类，只设一种通用的记账凭证。

与手工方式相比，电算化方式下的记账凭证在内容上基本保持一致，但记账凭证的产生、取得及分类都有了很大的不同。电算化方式下，记账凭证有三个来源：

(1)手工编制的零星业务的人工凭证；

(2)其他业务子系统对业务处理后自动编制的机制凭证；

(3)账务处理子系统自身派生的派生凭证。相应地，记账凭证分为三类：人工凭证、机制凭证和派生凭证。其中，人工凭证是手工编制、手工录入的，后二者则是机器自动编制、自动转录的。下面，对电算化方式下的三种记账凭证作初步的分析，比较它们各自的产生过程和处理方法，并结合具体的经济业务进行说明。

1．人工凭证

对零星业务编制的人工凭证主要产生于未单独设置子系统进行核算的经济业务，如零星的现金收支、银行存款的存取及应收、应付账款的往来结算等。这些业务的处理类似手工方式下记账凭证的编制。即先填制原始凭证，包括自制原始凭证和外来原始凭证，经会计人员整理、加工、审核后，填制记账凭证，再交计算机操作人员手工录入，存入凭证文件。由于人工凭证从屏幕输入，所以设计一个直观、方便、准确性高的输入模块，将有利于提高凭证的输入速度，减少数据输入错误，提高系统的运行效率。这样，屏幕输入格式理所当然地不容忽视。设计屏幕格式，可以参考或沿用手工方式下收、付、转三种凭证格式。因为人工凭证主要涉及货币资金的收付，相当部分是收、付款凭证。通过选择适当的屏幕格式进行输入，可以减少输入的内容，提高速度和准确性，也符合人工编制凭证的习惯。当然，采用不同的格式并不意味着凭证文件也分为收、付、转三类，上文已指出这种分类已无实际意义，格式只是形式而已，凭证内容则是统一存放于凭证文件中，或是按电算化下的分类分别存放。除了屏幕格式的设计之外，利用汉字的自动输入和科目查询来简化输入工作，有利于提高系统的运行效率。

为了保证会计系统数据资料的正确、真实，只有输入功能并不是完整的输入模块，还应包括凭证输入过程中的编辑和数据检测。利用逻辑判断、平衡法则、检验法等检测手段对输入的记账凭证进行检测，及时发现错误并进行编辑修改，才能产生正确的人工凭证。可见，人工凭证的产生取决于手工填制、凭证录入、数据检测等一系列的工作，而设计一个直观、方便、准确的输入模块，又是其中关键的一步。

2．机制凭证

各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证，与人工凭证的区别比较大，它无需人工直接参与编制，而是在一定业务处理后，由各子系统自动编制凭证并传递到账务处理子系统。因此，针对一定的业务，在其业务子系统中设计一套简洁、明确、可靠的数据流程，是及时、准确地产生机制凭证的重要一步。

机制凭证与人工凭证涉及的业务不是明确界定的，可以根据自身特点和电算化程度高低，或多或少地采用人工凭证和机制凭证。机制凭证的广泛使用可以简化手工劳动，提高工作效率和准确程度，但也要求有较高水平的软件系统支持，尤其一些情况复杂的业务，没有可靠、流畅的程序支持，难以产生真实、正确的记账凭证；同时人工凭证也不可能完全取消，如支付办公费、其他应收款、其他应付款的往来结算等零星业务都离不开人工凭证，人工凭证在现阶段仍有其存在的必要性。

3．派生凭证

由账务处理子系统自身产生的派生凭证。它主要涉及期末一些固定的结转业务。这种记账凭证完全产生于账务处理子系统的内部，从而区别于产生于各业务子系统的记账凭证。其实，派生凭证和机制凭证都是通过设计一定的程序，由机器自动编制的记账凭证。所以，数据流程的确定和程序的设计对派生凭证的产生也同样重要。

会计信息系统中较典型的派生凭证是期末结转形成利润时产生的凭证。期末要求把本期销售成本、销售税金、销售费用、销售收入等科目余额结转到利润科目，形成利润。这一过程是在账务处理子系统中完成的，产生比较完整意义上的派生凭证。

通过以上的分析可以看到，派生凭证完全由账务处理子系统完成，而机制凭证则是在业务子系统中产生再传递到账务处理子系统中的。同一笔业务通过不同的设计，可以产生不同类型的记账凭证。但凭证的内容则是一致的。这也反映了会计信息系统设计的灵活性，可以根据不同的需要，不同的考虑来完成同一项业务的处理。

人工凭证、机制凭证和派生凭证共同形成了会计信息系统的记账凭证体系，反映企业发生的所有经济业务，为账务处理提供信息，成为会计信息系统中账务处理子系统的起点，也是账务处理子系统的接口。所以，研究记账凭证如何生成、如何分类是十分重要的。现在的问题是，采用计算机处理以后，还要不要沿用手工会计下对记账凭证的分类方式?新的条件下如何对记账凭证进行分类才是合理的?

在手工会计下，对记账凭证的分类一般是按经济业务所涉及的会计科目进行的。如收款凭证是指借方科目为“现金”或“银行存款”者；付款凭证是指贷方科目为“现金”或“银行存款”者；转账凭证则是指借贷科目均不为“现金”及“银行存款”者(其他种类的凭证以此类推)。在手工会计下，如果企业业务量比较大，由不同的会计人员编制不同种类的记账凭证，可以提高工作效率。更主要的是，这种分类方式便于登记日记账。在我国，要求企业必须逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。对经济业务按会计科目进行分类，把涉及到现金或银行存款的业务单独分离出来编制成收款凭证或付款凭证，可以很容易地根据凭证的外观挑选凭证进行登账，并可在一定程度上防止登账时的收付颠倒错误。

会计电算化以后，记账凭证一旦输入，此后的各种处理均通过计算机自动进行，原来手工方式下对记账凭证进行分类的意义随之降低。但电算化以后，记账凭证的来源发生了变化，如上所述其来源主要有三个：人工凭证、机制凭证和派生凭证。在这种情况下，我们所关心的已经不是根据记账凭证登账的工作量大小问题，而是凭证的来源。因为这时所有的记账凭证都存储在一起，必须从中明确的区分出凭证的来源。因此，会计电算化以后对记账凭证按其来源不是按会计科目进行分类，而是必要的且具有一定的必然性，没有必要继续沿用原手工会计对凭证的分类方式。