电子文件的特性

出处：按学科分类—政治、法律 上海人民出版社《新世纪党的基层组织工作实务手册》第611页（1649字）

(1)电子文件是数字化的文件。

电子文件是在计算机及其周边设备中产生和处理，其信息形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到由文字、图形等构成的电子文件形态只不过是电子文件的某种输出形式而已。而在计算机内部，无论是传输还是存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在。计算机录入汉字的方法有多种，如键盘录入法、扫描录入法、语音录入法、手写录入法等，其中键盘录入就有拼音、字型、笔画、电报码等多种方法，均是对汉字进行特定的编码转换，计算机记录下来的则是二进制的数字编码。只有当需要将文件输出时，才将其汉字的数字编码所对应的字形点阵——字模，以及众多字模按格式组成文章在屏幕或打印机上输出。在计算机多媒体技术的支持下，电子文件还可以包括声音、影像等多种形式。不过这些信息形态就计算机内部处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输入和输出时，才有其各自的特殊形式。电子文件从一个载体复制到另一个载体，或者从一台计算机传递到另一台计算机，只要技术方法得当，就可以完全恢复到与原信号一样，可以做到复制后得到的电子文件与原来的电子文件无任何区别。

(2)电子文件需要依赖计算机等设备。

电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的。其对设备的依赖性主要体现在：一是硬件，二是软件，三是技术设备更新等。任何电子档案，当使用某种技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光盘等载体后，就不能离开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，进行逆向还原、输出处理，才能识别它的信息内容。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。计算机等设备更新换代快，一般的计算机设备5～8年左右就会被更新，而耐久性光盘载体可以保存更长时间。若干年之后，很可能出现保管完好的电子文件载体找不到读取设备的问题。电子文件对设备的依赖性是电子档案管理中必须引起重视的问题。

(3)电子文件载体的非直观性。

电子文件的非直观性体现在很多方面。一是数字编码记录于载体上的是物质的物理性质，肉眼不可能看到；二是载体上的信息记录密度极大，例如即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点是表示什么的；三是载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容；四是纸质文件上的文字、图形排列及格式等是直观的，而电子文件的文字、图形排列及格式等是隐含的信息，这些信息甚至可以存放在不同的载体上，而不影响其正常地显示输出；五是纸质文件由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方，需要特意提供或补充这些背景信息。

(4)电子文件信息与载体的相分离性。

电子文件可以从一个载体转换到另一个载体，甚至通过网络传给远方的一个或多个接收者，其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以把电子文件分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。另外，文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，这就使得电子文件的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。例如不同的载体往往适合存储不同种类媒体的信息，就会造成同一份电子文件中的文、图、声、像在存储时的载体分离现象。这些特征给电子文件的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接影响其真实性、完整性和可靠性。