档案工作基础术语
出处：按学科分类—文体、科学、教育 南京师范大学出版社《档案信息化工作实用手册》第136页（124351字）
(汉语拼音顺序)
A
案卷 file
由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
案卷标题 file title
为简要说明案卷内文件的成份与内容而在案卷封面上拟写的题目。
案卷登记量 number of registered files
根据案卷目录计算的库藏案卷的总数。
案卷短缺量 number of missing files
虽登入案卷目录但未在库内查到的案卷的数量。
案卷号 number of file
按照一定的编号顺序分配给每个案卷的代号。
案卷目录 folder list；file list；inventory
以全宗为单位登录案卷的提名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。
案卷文件目录(全引目录) file-item list
以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
案卷室 file room
机关或企业内保存案卷的机构或房间。当代中国通常称为“档案室”。
安全保管 safekeeping
在保证不受人为因素和自然因素破坏性影响的条件下保管档案文件。
安全措施 security measures；safety measures
档案馆为防止盗窃、战争或自然灾害等对馆藏的破坏而采取的防范措施。例如，为最重要的档案文件拍摄安全副本，在装具上标出特殊记号，说明应予最优先保护的文件等。
安全副本 security copy；safety copy
为了在原本文件受到损坏时(如发生地震、水灾、火灾、战争等)能把文件所含信息保存下来而制作的副本，又称“保险副本”。
安全系统 security system
档案馆为保证档案文件的安全，即为了防止盗窃、损坏以及其他搞坏搞乱档案文件等恶意行动而安装的整套设备。
氨水 liquid ammonia；ammonia solution
档案修复工作所用的一种制剂，可用来处理陈旧的纸制文件，以增加纸基的持久性。
暗盒 cartridge
为胶卷或磁带设计的密闭容器。
暗室 dark room
可以完全隔绝外来光线的房间，是处理胶片档案所必要的设施。
B
保管 custody；preservation
维护档案完整与安全的活动。
保管期限 retention period
对档案划定的存留年限。
保管期限表 records retention schedule
规定档案保管期限的文件。
保管单位 preserving unit；conservation unit
档案保管所用的基本单位。是有独自编号的一件或一组文件，如一份照片、一本照片集、一册案卷、一盘胶卷等。参见“案卷”。
保管费用 cost of preservation
在一定时间内保存一定数量的文件所需要的支出。是许多国家档案鉴定工作所考虑的因素之一。
保管环境 environment for preservation
档案文件在保管过程中所处各种条件的总称。
保密 keeping secrecy
不向外人泄露机密文件的内容。
保密文件 classified document
根据移交机关或档案馆的规定在解密以前不向公众开放的档案文件，一般还要按照机密性的大小区分不同的保密级别。
保证书 guarantee certificate；recognizance
为了表明必定履行某种职责或办理某项事务而拟制的文件。
保护 conservation
防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
巴克 S．Buck
美国档案学家。从1938年起先后在哥伦比亚大学和美利坚大学讲授档案管理课程，是美国的第一位档案教学工作者。曾于1941～1948年担任美国国家档案馆馆长，并于1946年致函联合国教科文组织和各国档案界权威人士，呼吁成立一个国际性的档案专业组织，从而成为国际档案理事会的首倡者。
巴罗 W．J．Barrow
美国的档案与图书保护学家。生于1904年，卒于1967年。他在1940年发现了酸是档案与图书变质的一个重要原因。以后，专门探讨纸质档案和图书的保护问题，并研究了双浴去酸法、加速老化法和低温保存法。
巴罗加膜机 Barrow laminating machine
巴罗1938年研制成功的档案文件热塑加膜设备。
扒圆 rounding
装订工作过程，使卷册的卷心脊背呈圆弧形，使卷心的前页边呈凹面形。
跋 postscript afterword
附在书籍或文章后面的短文，内容类似序言和前言，除介绍该书外，大都用来说明成书过程，以及作者的体会、理解、感想和希望等。
白垩 whiting
纸张的一种填料。有增白和降低酸度的作用。
白皮书 white book
某些国家的政府所发表的文件，因用白色封面，故名。
白契 unregistered deed[contract]
未经官方登记和盖印的房地产买卖契约。
白条蛾 Monopis monachella Hbn
档案库内的一种害虫。
白纹蛛甲 Ptinus fur L．
档案库内的一种害虫。喜欢潮湿条件，能够破坏破布纸和面粉浆糊。
白蚁 termites；white ants
档案库内的一种害虫。能够破坏纸质档案和木质档案装具。
百叶窗 shutter
既可以遮光又可以通风的横条窗扇。
颁布 issuance
政府公布法规条理等文件的活动。
版权 copyright；interllectual property
文件作者或保管者对文件依法拥有的出版权或处置权。又称“着作权”。
半公共档案 semipublic archives
在某些国家，指虽不属于政府但受政府资助的机构(学校、银行等)所产生的档案。
半现行文件 semi-current record；semi-active record；dormant record
已失去现行用途，但还时而查用，还不能最后处置(移交档案馆或销毁)的文件，也称“休眠文件”。
包装 packing
把档案文件装入各种包封材料或各种装具的活动。另外，也指所用的包封材料或装具。
饱和空气 saturated air
相对湿度达到100%的空气。
报告 report
下级机关为向上级机关汇报工作或陈述意见而拟制的文件。另外，说明一定的问题并提出建议或得出结论的文件，也称报告。
备考表 remarks
①附录或附注的一览表。②卷内备考表的简称。
备忘录 memorandum；memo；official memo
一种帮助记忆的文件。通常是说明自己关于某一问题的立场，或者说明某一事项概况提请对方注意的一种外交文件。
比特 bit
电子计算机用语，是二进位制位的缩写。指二进位制中一位所含的信息量，就是说二进位制中的每一位数称做1比特。
笔迹 handwriting
每个人所写文字的特有形象，是研究和鉴别无名档案文件的一种重要依据。
笔名 pen name
作者发表文章或出版着作时使用的别名。
必要文件 vital record
企事业单位里最重要而且丢失后无法用其他文件代替的文件。
闭式档案架 covered shelvng
可用某种材料覆盖起来的档案架。其优点是可以更好地保护架上的档案文件。
璧画 wall painting
画在墙壁上的图画。古时留下的某些壁画反映了当时的重大事件。
编号 numeration；numbering
为每份文件或案卷编排一个代号的活动。
编号机 numbering machine
又称“打号机”。是效率大大高于手工操作的机器打号设备。
编号顺序 numerical order
为文件或档案所编排号码的先后次序。
编码 coding
用一定代码或密码记录信息的活动。亦指所用的代码。
编目 cataloguing；description
按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。
编年史 annals；chronicle
按年月日顺序排列史实的一种史书。
编纂 compilation
按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
编者按 a comment by editor
编者所加的按语。
变黄 yellowing
纸张因老化等原因而改变颜色，是纸张变质的一种标志。俗称“变黄”。
变形 deformation
文件或卷册歪斜和翘曲等缺点的总称。
变质 degradation；deterioration
档案文件各个组成部分理化性质的变化。
便笺 rough note
比较简便的非正式的信札。
便携式摄影机 portable camera
可以随身携带而不固定在一个地点的摄像机。
标板 target
缩微摄影用的一种工具，可测定缩微胶片文件的清晰度。
标点符号 punctuation marks
表明句读和各种专用名称的符号的总称。
标记 character； insignia
作为标志的各种符号的总称。
标签 label
附在文件或文件装具上标明文件名称、编号、数量和起止日期等的纸条。
标识手段 means of identification
按一定顺序排列的字母和数字的总称。
标题 title
标明某一个文件、案卷或保管单位主题的概括性名称，又称“题名”。
标引 indexing
对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。
标准 standard
对重复性事物和概念所做的统一规定。
标准格式 standard format
在文件管理中，指已经列入各级标准的规范化的文件格式。
标准文件 standardized record
符合法定标准所作规定的文件。
补充馆藏 complement
档案馆按照它所分工的专业范围和在该档案馆系统中所处的等级地位接受档案文件的活动。
补丁纸 mending paper
修补档案文件残破部分所用的纸张。
不可分散性 integrity
档案全宗(组合)的一种科学整理原则，即同属一个档案全宗的文件材料不得分开存放在两个以上的档案全宗或档案馆内。
部门保管期限表 departmental retention schedule
由一个部门(或主管机关)制定供同一系统内各机关、单位鉴定档案文件的保管期限表。
部门档案馆 departmental archives
专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
C
参见条目 cross-reference entry
需要查阅的另一个条目。
参考服务 reference service
为利用者提供关于档案的信息，又称咨询服务。
参考工具 reference tool；instrument
可为读者提供各种帮助的检索手段，如目录、索引、指南、手册、大事记和各种参考书。
参考阅览室 searchroom；reference room
备有各种检索工具和参考书，并有一定数量阅览座位供读者使用的房间。
草酸 oxalic acid
一种无色无臭但有毒的有机化合物。是清除文件上五倍子酸铁墨斑用的一种漂白剂。
测绘档案 cartographic archives
在地形勘测和制图过程中形成的档案，包括图表、地图、航海图、平面图、水道图和地形图。
查档申请书 application to inspect records
读者为说明查阅档案的目的(例如为了研究需要而不是为了商业目的)而填写的一种表格。
查询登记表(簿) enquiry form；register of enquires
登录查询活动的专用表格(簿册)，设有查询者姓名、对查询所作答复以及答复日期等栏目。
查询者 inquirer ； enquirer
为了利用档案文件而向档案馆提出口头或书面询问的人或机构。
查询率 frequency of reference
一定数量的档案文件在一定时间内被利用者查阅的次数。
查阅权 right of access to…
公民查阅已解密公务文件的法定权利。
查阅限制 access restriction
关于查阅档案文件的人员限制和时间限制等的总称。
长期保存 retention for long period
指档案文件需要经过较长时间的保存才加以处置销毁。中国国家档案局规定，16年至50年左右为长期保存。
常规档案管理系统 conventional archive management system
没有电子计算机化的档案管理体系。
超声波加膜机 ultrasonic welder for polyester film
利用超声波对档案材料进行加膜的一种比较先进的设备。
撤销机关 defunct agency；liquidated office
已根据立法部门的决议或者上级的指示停止活动的机关。
撤销日期 date of withdraw
撤销机关正式停止活动的日期。
陈列柜 display case
展出文件用的设备。其特点是表面透明，参观者可以看到但不能触摸展出的文件。
城市建设档案 urban construction archives
简称“城建档案”。在城市规划、建设和管理等过程中形成的科技档案。
城市档案馆 city archives；municipal archives
欧洲中世纪随着城市的形成而出现的一种档案馆。负责保管一个城市的公共档案。现简称“市档案馆”。
承办 to contract for job
把文件接受下来加以处理。
持久性 bearing surface
档案文件可保存时间的长短，也称“耐久性”。
重份文件 duplicate copy
两份以上在形式和内容上完全一样的文件。
重复性 duplicity
档案文件内容的相同。
重新立卷 refiling
由于原来顺序混乱或无法利用而按照新的立卷方案再次组卷。也指把脱离了案卷的文件重新归人所在案卷。
重新排架 reshelving
在档案架搁板上按照新的整理顺序排放档案文件。
重新整理 rearrangement
按照新的整理和分类方案重新排列档案文件的顺序。
重新装盒(箱) reboxing
把文件从旧盒中取出装入新盒和加新标签的活动。
抽屉 drawer
档案柜内存放档案文件的可以抽拉的容器。
抽样 sampling
外国档案工作术语，同“档案抽样”，是优化档案馆藏的一种方法。
臭氧 ozone
指空气中的一种气体污染物。是由汽车废气中的二氧化氮和阳光发生作用而产生的，会导致纸张的氧化反应，从而使纸张发脆。
出库登记簿 charge-out
逐一登记从库房取出文件所用的一种簿册。
出生地点 place of birth
有关人员诞生的地方。又称“籍贯”，是人事文件的要素之一。
出生日期 date of birth
有关人员诞生的时间。是人事文件的要素之一。
初版 first version
第一版印刷发行的出版物。
初步整理 preliminary arrangement
档案馆在接收档案后，在不可能进行正规整理的情况下，为便于管理而对档案进行简易排序的工作。
初稿 preliminary draft；a first draft
在文件拟制过程中产生的第一个稿本。
除尘 removal of dust
清除库房内和档案文件上的灰尘。
除尘器 dust remover
清除灰尘用的设备。
除虫菊粉 pyrethrum powder；pyrethrin
档案库房内使用的一种粉末状杀虫剂。其主要成分是除虫菊精(pyrethrin)。
处置 disposal
欧美一些国家对于保管期满的文件所采取的措施，即决定该文件应予销毁或是移交档案馆永久保存。
处置计划 disposition plan
机关官员与档案工作者就机关文件存毁问题协商制定的综合性计划。它既包括有价值的文件，也包括无价值的文件，重点是前者。
处置期限表 disposal schedule
又译“处置时间表”、“处置表”。授权按期处置反复出现型文件的法定表格，与“保管期限表”相同。
处置意见 recommendation to disposal
文件产生机关或文件中心关于处置文件的建议。
储湿剂 moisture rescrvoir
在密闭容器内保管档案文件时使用的一种化学制剂。可以消除密闭容器内因温度变化而导致的相对湿度的变化。
传统档案 traditional archives
世代相传的档案形式，主要指纸质文字档案。
传统修复方法 traditional repair method
档案文件的手工修复方法的总称。
传阅 pass round for perusal
让有关人员传看同一份文件。
窗孔卡片 aperture card
一种留有方形孔洞供夹持缩微胶片画面之用的卡片。
磁层 magnetic layer
磁带上带有磁性的涂层。
磁粉 magnetic powder
磁带所需要的一种粉末状物质。
磁盘 magnetic disc
因表面涂有磁层而成为信息载体的盘片。
从属价值 secondary value
美国谢伦伯格把文件的价值分为两种：原始价值和从属价值。从属价值是文件对产生机关失去现行意义后还保有的价值，即从档案角度考虑的价值，它又可以区分为证据价值和情报价值。
催办 request[somthing]to be done quickly
催促某人、某单位迅速办理某项事务的活动。
存放位置代码 location code
表示档案文件所在库房与档案架的字码编号。
存放位置索引 location[topographical]index
逐一列举档案文件所在档案架与搁板编号的一种检索工具。
存放位置一览表 location list
存放位置索引的一种形式。
存根 counterfoil[of outgoing document]
发文留下的底子。它有发文的内容，可供以后查考之用。
存衣处 cloakroom
为了便于阅览室的管理而让读者寄存衣帽的地方。
错架 misshelving；dislocated shelving
案卷在查阅之后没有放回原来所在的档案架上。
错卷 misfiling
文件在利用之后没有放回原来所在的案卷内。
错位 displacement
文件放错了位置。
D
大事记 chronicle of events
按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。
大学档案馆 university archives
一所大学为收集和保管档案而设置的机构。
打号机 numbering machine
为文件编号用的机器。
打孔机 punching machine
在文件上打孔洞用的机器。
代码 cipher；code
为进行秘密通讯或者加工和保管信息而设计的符号，可以是字母的，也可以是数字的。
当代档案中心(法文) Centre des Archives Contemporaines
法国国家档案馆的分馆。又称“枫丹白露现代档案馆”、“部级档案城”。建于1977年。是由法国政府各部出资兴建的保存当代档案的一个中间性档案馆。地址在巴黎东南的枫丹白露(773000 Fontainebleau)。该处多名胜古迹，故建筑为地下库房。据1992年资料，馆藏量16．5万米。
档案 archives
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案出版物 archival publications
以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。
档案工作 archives work
管理档案和档案事业的活动。
档案馆建筑 archives building
档案馆专用的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。
档案管理 archives management
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案价值 archives value
档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
档案库房 archival repository
收藏档案的专门用房。
档案实体分类 physical archives classification
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
档案室 archives；records office；archive room；file room
国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。
档案缩微品 archival microform
含有档案缩微影像的各种载体(通常是胶片)的通称。
档案信息分类 archival information classification
以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。
档案行政管理部门 archival administrative department
具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。
档案学 archival science
研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
档案主题词表 archives thesaurus
由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典，在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。
档案装具 archives container
用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。
档案资料目录中心 archival descriptive information centre
集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。
档案保护 archives conservation
防止档案文件受损，延缓档案文件退变，以及抢救和修复受损档案文件的各种活动的总称。
档案保护措施 archival conservation procedure
为保护档案文件而采取的具体处理办法。
档案保护技术 Technique of Archival Conservation
保护档案的技术方法，涉及对档案纸质材料、字迹材料的研究，档案馆设计与建筑、档案装具，库房温湿度控制、档案馆空调和消防系统，光、尘、有害气体对档案的危害及其控制，档案害虫及微生物的防治，档案再生性保护，纸质档案去污、去酸技术与修裱、加固、修复、复制技术等。
档案保护中心 archival conservation center
专门研究档案文件保护理论与实践的机构。如美国俄亥俄州辛辛那提的地区档案保护中心。
档案报告 archives pass
档案馆定期汇报情况的一种统计文件。内有关于档案文件数量、状况和保管条件，关于档案文件检索工具和档案馆工作人员情况的信息。
档案编目 archival description；archival cataloging
档案馆(室)为使档案的整理顺序固定化，为便于控制和提供利用而进行着录和编制检索工具的活动。也就是为控制第一性文件信息而建立第二性文件信息的活动。
档案测试笔 archivist’s pen
可以迅速读出档案文件pH值的一种笔状仪器。它有含溴化甲基的绿色染料，遇碱性纸时颜色不变，遇中性纸时呈蓝色，遇酸性纸时呈黄色到橙黄色。
档案贮存材料 archival storage materials
档案盒、卷夹、包装纸和衬纸等贮存用品的总称。
档案传统 archival tradition
欧洲国家对于档案的代代相传的看法。即档案不同于其他各种文献，因为档案文件本身即处理事务活动的一部分，而不仅仅是反映事务活动的。
档案词典 archival dictionary
档案专业的一种参考工具书，是按某种顺序排列并附有释文的档案术语汇编。
档案代表 archival missionary
法国国家档案馆派到政府各部指导档案鉴定和移交工作的人员。
档案代码 archival code
编排给档案馆或档案文件的代用符号。又称“档码”。
档案单元 archival unit
由档案文件组成的实体。可以是一个案卷，也可以是一个档案全宗(或文件组合)，等等。
档案定义 archival definition
对档案概念的确切说明。
档案督察 archival superintendency
意大利的一种官职名称。其职责是对公私档案馆进行监督。
档案法 archival law
关于档案工作法律的总称。有时直接用作法律的名称，如《中华人民共和国档案法》、法国的《档案法》、芬兰的《档案法》等。
档案分馆 archives branch
档案馆的分支机构。
档案工作者 Archivist
①从事档案工作的人员的总称，又称“档案员”。欧美一些国家专指具有相当专业水平的档案工作人员，代表一种资格。有时也作为职务名称，如“档案员”、“副档案员”、“助理档案员”、“国家档案员”、“州档案员”、“大学档案员”等。
②德国档案工作者协会的刊物《Der Archivar》。1947(1958)年创办，季刊。出版地点在迪塞尔多夫，德文。
③南斯拉夫档案工作者联合会的刊物，1951年创办，半年刊。用马其顿、塞尔维亚、克罗地亚、斯诺文尼亚和俄文出版。
④加拿大档案工作者协会的刊物《Archivaria》。1976年创办，半年刊。出版地点在不列颠哥伦比亚大学。英文和法文。
档案管理局 archives administration[bureau]
政府内负责档案行政管理的机关。同“档案局”。
档案管辖权 archival jurisdiction
档案机构对一个或多个机关(或机构)的文件和档案的产生、留存、利用和处置等所拥有的法定权利。
档案馆 archives；record office
为利用回溯性信息而收藏档案的机构，是集中管理档案的社会文化事业机构。
档案馆藏 archival holding
档案馆收藏档案和有关文献的总和。
档案馆印章 archives stamp
刻有档案馆名称的印章，又称“档案馆戳记”。
档案馆等级 archives rank
档案馆在档案机构系统中所处的级别。例如中央级的和省级的等。
档案馆名录 archives directory
档案馆名称和地址的一览表。
档案馆全宗名册 list of archival fonds
一种统计文件。按全宗顺序号逐一列举所收到和所保管档案全宗的名称，能够说明馆藏全宗成分的变化情况和现有全宗的数量。
档案馆全宗分类 fonds classification within archives
在一个档案馆内对全宗类别的划分。如可按历史时期把全宗区分为封建时期类、资本主义时期类和社会主义时期类，每一类又可以按照社会部门或行政等级进一步划分。
档案馆全宗指南 guide to archival fonds
系统介绍一个档案馆内各个档案全宗(或文件综合体)成分与内容的档案检索工具。有时与“档案馆指南”、“档案全宗指南”同义。
档案馆容量 archives storage capacity
一个档案馆所能够保存的档案总量。
档案馆条例 archives regulation
政府关于某档案馆组织机构与职权范围的法规性文件。
档案馆通则 general regulation for the archives
使用于所有档案馆或大部分档案馆的条例。
档案馆网 archival network
在一个国家或一个地区内有分工协作关系的一系列档案馆。
档案馆效益 profitability of archives
档案馆在为利用者服务各方面所取得的社会效益与经济效益。
档案馆业务范围 profile of archives
关于档案馆应收藏档案文件的成分和内容的规定。
档案馆长 director of archives；keeper of public records
一个档案馆的首脑，负责领导全馆的人员和事务。
档案馆职权 competence；archival jurisdiction
一个档案馆权利与义务的总称，它取决于档案馆的类型、专业和等级。
档案馆指南 guide to archives
档案馆为向读者全面介绍馆藏而公开出版的一种档案检索工具。一般是书本式，但也有活页式的，除每个档案馆编写的档案馆指南外，也有跨档案馆的。
档案柜 archive cupboard
专供保存档案用的柜子。为了防火，一般都是金属的，也有木质的。
档案号 archival number；reference number
简称“档号”，为了便于保存和检索而给予档案的编号。一般是由缩写的馆名(缩写)、全宗号(或全宗标志)、目录号和案卷号所组成。有时还包括案卷内文件的件号、页号(或账号)。
档案盒 archives box
保存档案文件用的盒子，有纸板的、木质的、金属和塑料的等。
档案机构 archival institution
政府档案行政管理部门、档案馆、档案室，以及非档案部门档案库的总称。
档案机关 archival agency
泛指政府档案行政管理机构。
档案技术员 archival technician
档案馆内从事具体技术工作的人员。
档案架 shelving；stack
专供保存档案用的架子。应具有耐火、耐虫蛀等特点。
档案检索工具 archival finding aids
查找档案使用的目录、指南、索引等总称。
档案检索 Archival Finding
有选择的查找一存储的档案或档案信息的过程。
档案建筑物 archival building
档案库房和档案工作用房的总称。
档案鉴定 archival appraisal[evaluation]
判定档案价值和确定档案存毁或保管期限的活动，也指判定档案真伪的活动。
档案交换 archives exchange
根据相互达成的协议在国与国或馆与馆之间互赠档案(主要是缩微副本)的活动。
档案胶片 archival film
供拍摄永久性文件用的胶片。
档案教具 archive teaching unit
由档案复制品、放大的图片和地图等所组成的教学用具。
档案教科书 archival textbook
档案学校(包括档案院系和档案中专)为讲授档案专业课程而编写出版的学生用书。
档案教育 archival education
为档案事业培养专门人才的活动。主要指学校内的档案专业教育，但也包括函授教育和在职培训。
档案教育处 archival education service
①法国国家档案馆和一些省档案馆设置的专门机构。其任务是配合中小学的历史教学，举办历史档案展览、出版历史文件或照片汇集、举办有奖历史知识竞赛等。
②档案行政管理机关设置的管理与从事档案专业教育的机构。
档案结构原则 principle of respect for archival structure
外国档案工作用语。它是档案鉴定和整理工作所应遵循的一种原则，即一个档案全宗(文件组合)是一个整体，其历史所决定的结构不应受到非该档案全宗的另一种系统的干扰。参见“登记室原则”。
档案借阅制度 system of archival access
为了保证档案的完全和完整无损，为了保守某些档案信息的秘密而对借阅活动规定的一套准则和手续。
档案库 archives repository[depository]
又称“档案库房”，是长期或永久保存档案的场所。有时也作为档案机构的一种名称。中国行业标准《档案工作基本术语》定义为“储藏档案的专门建筑”。
档案立法 archival legislation
国家权力机关制定有关档案和档案工作法律的活动。
档案理论 archival theory
从档案工作实践中总结出来的关于如何改进档案工作的系统化知识。
档案利用 utilization of archival documents
政府机关、社会团体或公民个人为了达到某种目的按规定阅读、收看或收听档案文件的活动。
档案利用者 user of archives
向档案机构借用或借阅档案的个人或机构，又称“档案用户”、“档案读者”。
档案全宗 archival fonds；archive group
档案馆内按照来源划分的档案单元，是一个自然人或法人在进行个人活动或公务活动中形成的、具有有机联系的档案整体。在原苏联档案全宗是由文件全宗中交由国家永久保管的那部分档案文件所组成。
档案全宗群 complex of archival fonds
由于文件产生时间或者全宗构成者活动范围与地域等方面相互联系的若干个档案全宗形成的一个整体。
档案全宗一览表 list of archival fonds
一种关于档案全宗的统计文件。它逐一列举档案全宗的名称、编号和所在档案馆的名称，以及档案全宗内文件的数量、年限和成分等。
档案实体 archival entity
由档案信息及其载体组成的实际档案，同“档案”。
档案事业 archival undertaking
具有一定规模和系统的组织保管和利用档案的活动。
档案所有权 ownership of archives
占有档案的权利。
档案文件 archival document
作为档案保存的文件，通常用于指已作为档案保存的具体的或单个的文件。
档案信息 archival information
档案所含信息，包括档案内容及表达档案内容的文字、图形、标记、符号等信息。广义还包括关于档案的信息(即第二性文件信息)。有时也作“档案”同义词使用。
档案信息载体 carrier of archival information
档案所含信息的载体，即档案中记录信息的物质材料。如甲骨、泥板、木片、竹片、纸张、胶片、磁带、光盘、磁盘、墨水、墨汁、颜料等。
档案形成规律 rules of archival movement
也称“档案运动规律”，是中国于20世纪60年代形成的档案学基础理论之一。认为档案是由文件转化来的，档案是在各个机关、机关内各个部门形成的，档案是在一项一项工作和生产活动中形成的，档案的最后归宿是各级档案馆。由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，就是档案形成与运动的过程。
档案修复原则 principle of archive repair
修复档案文件所必须遵循的规则，如可逆性原则和不隐瞒修复结果的原则等。
档案学家 archival scientist
在档案学方面有一定造诣和贡献的学者。
档案要求 archival claim
对档案所有权的索取。
档案业务 archival operation
档案专业的各项工作总称。
档案移交文件 archivaltransfer document
实施移交程序的文件，如回执或移交清单等。其栏目可包括：移交者名称、案卷名称、起止日期、文件目录等。
档案遗产 archival heritage
历史上作为文化财富流传下来的文件，主要指个人形成的文件。
档案意识 archive consciousness
对档案的含义和重要性有所认识。
档案拥有者 archive owner
占有档案的机构或个人。
档案语言 archival language
档案工作中的习惯用语。
档案展览 archival exhibition
把档案陈列出来供人们参观的活动。是档案馆向公众宣传档案的重要方法之一。
档案整理 archival arrangement
使档案文件有序化的活动。
档案整理原则 archival principle of arrangement
使档案文件有序化时所应遵循的准则，如来源原则和事由原则等。
档案证明 archival certificate
档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载，以及该文件的存放地点等。
档案质量 archival quality
对档案中所记录信息价值和档案信息载体优劣的综合评价。
档案职能 archival function
档案工作所应起的作用，包括鉴定、整理、编目和提供利用等。
档案职业 archival profession
以从事档案工作的劳动报酬作为生活的主要来源。
档案助理 archives assistant
有些外国档案馆内从事辅助性专业工作人员的通称。其职责是文件的编号、装盒、简单编目、协助准备展览等。
档案专家 specialist on archives
对档案及其管理有专门研究的人。
档案专科学校 special school for archives administration
专门培养档案专业人才的教育机构。通常属中等教育，也有归属高等教育的。
档案咨询委员会 archives advisory board
负责就档案工作向档案管理机关提供参考意见的组织。
档案总监 Inspector-General of the Archives
法国档案局内一种官职的名称。
档号 archival code
以字符形式赋予档案实体的，用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
倒带速度 rewind speed
磁带或胶卷重新绕到播放前那个卷轴上的缠绕速度。
倒带机 rewinder； film rewinder
倒带用的机器设备。
登记 registration
登录档案和档案管理有关数据的过程。
登记室原则 registry principle
普鲁士机密国家档案馆1881年提出的档案整理原则。要求不但按照来源机关划分档案全宗，而且保持来源机关登记室赋予档案文件的排列顺序。有人把它称做普鲁士来源原则。
登记章 registration stamp
机关收到文件时盖的戳记，用来说明收文机关的名称、收到的日期和收到文件的顺序号。
迪香 Michel Duchein
法国档案学家、档案建筑专家。曾任法国档案局技术部主任20多年。曾是联合国教科文组织专家和国际档案理事会顾问，他代表这两个国际组织访问过欧美和亚非的许多国家。在法国几十座档案大楼的建筑方面起过重大的作用。着有《档案馆建筑与设备》等书。
底片 negative
影片与照片文件的正本。因物像的明暗与实物相反，又称“负片”。
底图 tracing
又称“原图”。其纸质透明，可用来复制蓝图。底图不能折叠，因而只能平放或卷放。
地方志 annals of local history
对某个地方的历史沿革、地理状况、风俗习惯、物产、人物等所作的记录，又称“方志”。
地脚 tail
图书或卷册下端的空白部分。
地名档案 toponymical archives
关于地理名称起源与变迁的档案。
地名索引 place name index
指明地名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
地契 title deed
关于土地买卖的契约。
地区归属原则 principle of territorial pertinence
又称“地区相关原则”或“领土相关原则”。是档案馆补充和组织保管档案全宗时所考虑的原则之一，即把档案全宗归入这个或那个档案馆时，应当考虑该档案全宗产生地区的归属。
地区属性原则 principle of territorial provenance
又称“地区来源原则”。即档案应由其被积累地区内具有档案管辖权的档案馆保存(外交使团与军事活动文件除外)。
地图柜 map case
保管地图和平面图等的专用档案柜。
地形草图 terrain sketch
显示一般地形、自然地理情况以及土地利用情况的透视图。
地震档案 seismological archives
记录地壳振动情况的档案。
地质档案 geological archives
在地质勘探过程中形成的档案。
第二价值 second value
档案对于档案形成者以外的组织或个人所具有的利用价值。
第二联 second copy； second slip
一式两份文件的第二份。
第二性文件信息 secondary documentary information
因对原始性文件信息进行分析和综合而得到的关于文件成分、内容与存放地点的信息。也称“二次文件信息”、“从属性文件信息”。
第一代缩微胶片 first generation microfilm
第一次从原本文件拍摄下来供以后再复制之用的缩微副本。
第一联 top copy；top slip
一式两份文件的第一份。
第一性文件信息 primary documentary information
为得到关于客体活动与人类思维活动的情况而成为保管和利用对象的文件信息，即文件本身所包含的信息。也称“一次文件信息”、“原始性文件信息”。
典范文本 canonical text
因对若干种文本进行版本学分析而确定的得到科学认可的一种文本。
典型全宗 typical fonds
有代表性的全宗。例如，为了让后代了解行政机关的情况和工作，从每一类下级机关的众多宗中选出一个完整的全宗，存入上级档案机构，该全宗就是一个典型全宗。
碘化钾 potassium iodide
一种化学物质。可用来处理纸张，以消除因含有微量元素铜或铁而发生的氧化降解作用。
电报 telegram
用电信号装置传递的文件。
电话号码 telephone[phone]number
赋予每一部电话机的代号。
电话簿 telephone directory
逐一列举每部电话号码的簿册。
电话记录 telephone record
为对方在电话上的谈话所作的记录。
电视电话录像 videophonogram
对电视电话所传输的音像信息的记录。
电信 telecommunication
用电话、电报或无线电设备传递信息。
电影放映机 cineprojector
用强光源把影片镜头上的影像放映到屏幕上的机器。
电影镜头目录 list of filmshots
着录每一个影片镜头(包括未加采用的镜头在内)的一种检索工具。
电子监视系统 electronic surveillance system
在阅览室监视读者活动情况的整套设备，如闭路电视等。
淀粉浆糊 starch paste
以淀粉作为主要成分制成的浆糊。是档案修复工作中常用的一种胶粘剂。
雕版 engraving
又称“刻版”，即把文字或图形刻在金属板上，作为印刷底版之用。
调查报告 investigative report
考察实际情况后所写的报告。
调查表 questionnaire
在考察实际情况的过程中所填写的表格。
调查卡 questionnaire card
读者进档案馆时填写的一种卡片，说明查阅档案的目的等。
调出文件 removed archives
已经从档案库取走的文件。
调卷单 call slip；requisition slip
读者索阅案卷时所填写的一种表格，又称“索卷单”。
调卷单第二联 second requisition slip
读者索阅案卷时所填写联单式调卷单(如一式两份或三份)的第二联。
调卷单第一联 top requisition slip
读者索阅案卷时所填写联单式调卷单(如一式两份或三份)的第一联。
丁香油 oil of cloves；clove oil
从丁香果实榨出的一种芳香油，曾被古代档案工作者用作杀虫剂，有的浆糊含有这种成分。
定稿 engrossed copy
修改完毕并已眷写清楚的文本，或者已履行法定生效程序、具备正式文件执行效用的最后完成稿。
定影 fixing
使经过显影处理的影像稳定化的过程。
定影剂 fixing agent
使显影影像稳定化所用的化学药剂。
订购单 purchase order
订购档案文件复制品的凭据。
订书钉 staple
装订图书卷册用的金属丝。
订书机 stapling machine
装订图书卷册用的机器。
丢失文件 mislaid document
已经找不到的文件。
动态文件 dynamic document
尚在发挥现行效用的文件。荷兰人把文件分为动态的、静态的和半静态的，动态文件相当于其他欧美国家所说的现行文件。
冻干 freeze drying
用冷冻的方法使文件干燥。
独一性 uniqueness
文件因所含信息在别处无法找到而独有的特性。是文件研究价值的特征之一。
读者 reader；user
到档案馆查阅或用其他方式利用馆藏档案的个人或单位。
读者证 admission of readers
档案馆发给读者的一种证件。读者凭证在规定期限内可到档案馆查阅档案。
读者登记簿 register of readers
档案馆登记每天读者进馆情况的簿册，一般由读者在进馆时填写。
读者号 reader’s number
档案馆为每个读者编排的代号。
读者守则 regulation for readers
档案馆为要求读者遵守本馆各种规定而制定的一种规范性文件。
杜威 Melvil Dewey
美国图书馆学家。生于1851年，卒于1931年。曾于1873年发明十进位图书分类法。美国塔夫脱总统节约与效率委员会曾把杜威的分类法应用于政府部门的档案管理工作。
对外参考工具 external reference aids
为了使潜在的档案利用者知道馆藏档案的内容和情况而编写和公开出版的档案检索工具。
惰性气体 inert gas
不能或不易与其他化合物或其他元素发生化合作用的气体。
蠢鱼 silverfish
档案库常见的一类害虫。
E
二稿 second draft
在文件拟制过程中对初稿的修改稿。
二进制 binary notation
使用0和1两个数码计数的一种计数方法，主要用于自动数据处理系统。
二氧化硫 sulphur dioxide
由于煤和油等燃烧而产生的一种对档案十分有害的气体。大气中的二氧化硫在被纸张吸收后，会由于铜或铁等微量元素的催化作用，与水分结合成为硫酸，硫酸则会破坏纸张，从而损坏文件。
二氧化碳灭火器 carbon dioxide fire-extinguisher
以二氧化碳作为灭火剂的一种消防设备。
F
发文 outward[outgoing]document
一个机构向另一个机构或个人发出的文件。
发文存根 counterfoil of outgoing document
为所发出文件留下的底子。
发文登记簿 register of outward documents
逐件登记发出文件的簿册。
发文号 number of outgoing document
发文机关在发文登记簿上为所发出文件编排的代号。
发文者 addressor
发出文件的机关或个人。
法案 legal case
在立法机关的会议上提出的关于法律问题的议案。
法国档案学院 Ecole Nationale des Chartes
法国的高等档案教育机构，亦译“法国国立文献学院”。1821年成立，地点在巴黎。它是全世界建院最早的一个正规档案学院。从1846年起，法国政府规定，只有在该学院毕业并获得“档案学—古文字学者”学位者才有资格在法国档案部门担任档案专业职务。因此，该学院实际上起了在全国统一档案工作方法的作用。
法律档案 law archives
在制定和颁布实施法律的过程中形成的档案。
法人 juridical person；legal person
依法享有与本身业务活动有关的权利和义务的机关、团体或企业。
反照修复台 light table
为便于修复档案而把光源安装在台面下方的一种修复台。因台面是透明的，故又称“透明修复台”。
防潮 protection against humidity
防止档案受到湿空气的有害影响。为此，许多档案库都使库内空气保持50%～60%的相对湿度。
防尘 protection against dust
防止档案库内空气的含尘量超出规定。办法是对进入库房的空气进行过滤，并用耐磨损的材料建造库房内的地板等。
防虫防鼠 protection against insects and rodens
通过各种灭虫和灭鼠的措施、设备和药物，防止虫类和鼠类损坏档案。
防虫剂 insect-repellent chemical
能够驱赶、抑制或杀死档案害虫的化学制剂。
防盗 protection against theft
防止丢失档案，办法是认真制定和执行相应的规章制度，精心设计和安装各种锁具和报警设备。
防腐 antisepsis
杀死或抑制微生物以防止档案腐朽变质。
防光 protection against sunlight
防止光线，特别是防止紫外线对档案的破坏作用。办法是建造无窗的库房，或者使用可以滤除紫外线的窗玻璃等。
防火 protection against fire
防止档案受到火灾的毁坏。为此，必须采用三个方面的措施：第一，严格遵守防火的规定(例如禁止吸烟和定期检查电源电线等)；第二，采用耐火的建筑材料(例如耐火墙、耐火门、金属档案架等)；第三，在库房区安装灭火设备。
防霉剂 antifugus compound
能够抑制霉菌生长的化学制剂。
防灾规程 disaster plan
为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。
防火警铃 fire alarm
为防止火灾而安装的报警设备。
防震材料 shock absorbing material
可减轻档案所受震动的材料，如夹气填料或泡沫塑料等。
仿制文件 imitative document
按照原件复制成的副本文件。
放大 magnification；enlargement
使副本或屏幕上的影像大于原件。
放大复印机 enlarger-printer
可按一定比例使复印件大于原件的复印设备。
非保密文件 unclassified record
可向公众开放而无借阅限制的文件。
非传统文件 untraditional document
电子计算机所产生的机读文件，如磁带、磁盘等。也指文字纸质文件以外的音像文件、机读文件等一切新型文件。
非档案材料 nonarchival material
因无保存价值不移交档案机构保存的文件。
非公共档案馆 nonpublic archives
非政府机构设立的或不向公众开放的档案馆，如教会、企业、学校和家族等的档案馆。
非公共文件 nonpublic[unofficial]record
不是政府机关在公务活动中产生的文件，即社会团体、私人企业、私立学校、家族或个人产生的文件。
扉页 title page
又称“里封”、“书名页”，指书籍、案卷、档案目录的封面内印有名称、编着者等的那一页。
分辨率 legibility
照片或影片记录所拍摄物体细部清晰度的能力。
分贝 decibel
计量声音强度的单位。
分类 classification
为了便于管理和利用档案文件而按照预定方案鉴别和区分馆藏文件的活动。
分类标记 classification symbol
表示分类项目内容的各种代码和代号。例如，用字母和号码表示的有关机关的名称，以及相应的文件组合(档案全宗)和案卷系列等。
分类标引 classified indexing
对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
分类法 classification method
划分文件类别所采用的方法。
分类方案 classification scheme
为划分档案文件类别而预先拟定的类别一览表。
分类号 classification number
分类方案和分类目录中给予每一类文件的编号(数字的、字母的或二者相结合的)。
分类目录 classification catalogue
按照分类方案编制的目录，一般都采用卡片或簿式(包括活页形式)。
分类者 classifier
进行档案文件整理和分类工作的单位或个人。
焚销 incineration
用火烧掉文件以达到彻底销毁文件的目的。
粉碎机 pulverizer
充分销毁文件用的机器。
份数 number of items
单个文件的数量。
封闭期 closed period
档案文件从产生时算起到可以向公众开放为止的一段时期。一般规定为50年或30年；有的国家对不同的档案分别规定为30年、50年、70年、100年、150年；有的国家规定一个统一的年份，凡属该年份以前的文件都算是已满封闭期；还有的国家规定，凡已交给历史档案馆的都算是已满封闭期的。
封存 seal up for storage
为防止非法查阅而用盖有印记的封条封闭起来。
封面 front cover，folder
在卷册或图书第一页前面的封皮。
封皮包角 book corner
为了保护卷册和图书的封皮，特别是易受磨损的四角，专门加在封皮各个角的防护套。
封套 envolope
保存照片或缩微胶片用的纸套或塑料套。
封套片 microfilm jacket
插入带片道的透明封套的条式缩微胶片。它可直接放在阅读机上阅读。
封套式窗孔卡片 jacket-type aperture card
窗孔卡片的一种。其特点是窗孔的正反两面均有一层透明薄膜。
风干 air drying
使受潮的档案文件在空气流通的地方变得干燥。
蜂窝式排架法 honeycombing
在档案架上为可能增加的档案文件留出空位的摆放方法。
缝锥 awl
专门用于装订卷册和图书的一种针锥。
氟利昂 freon
一种有机溶剂，也是一种制冷剂和磁带去污剂。
符木 tally
英国中世纪时用木片作为书写材料所形成的文件。这种文件多为合同或商业交易的契据，是把一根木帮劈成两半，劈开前先刻上数码等，劈开后在每片上书写内容。它像今天的骑缝证书一样，有防止伪造的优点。类似于中国古代的兵符，但内容不是军事的。
辅助性检索工具 auxiliary finding aids
又称检索工具的检索工具，如档案馆指南所附的人名和地名索引。
腐蚀性气体 aggressive gas
可对档案文件起销蚀和破坏作用的气体，如氯气、二氧化碳以及氮的氧化物等。
付印 send to press
把文稿交付印刷。
附件 enclosure；accompanying document
附在正式文件的后面，对正式文件起补充或说明作用的文字材料或图表等。另外，机读文件所必须附有的代码簿以及说明文件结构和磁带上数据分布情况的资料等也称附件。
复写纸 carbon paper
涂有蜡质颜料可供复写文件之用的纸。
复印机 copying machine
复制档案文件用的设备。
复印件 duplicated document
用复印机复制的文件副本。
复制 reprography
利用复印、缩微影像、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。
复制技术 reproduction technique
复制档案文件所需要的技能和方法。
复制件 copy；duplicated document
与原件内容相同的复制品。
复制设备 reproduction facilities
复制档案文件所需要的器材和装备。
复制室 room for duplicating
档案馆内专门承担复制任务的一个单位或进行复制工作的专用房间。
副本 copy；duplicate
因再现原本文件的文字、音响、影像等信息以及各种外部特征而形成的复制本。
G
盖印 stamping，to stamp
为了肯定文件的法定效力而把印章盖在文件上面。
盖章 put one’s personal chop on…
①在文件上加盖私章。②同“盖印”。
概况 general condition
事物的大概情况。
概算 budget estimate；a rough estimate
编制预算之前对收支情况的大概估算。
概要 general outline；outline
对内容的简要概括。
概要性案卷目录 summary inventory
法国国家档案馆编制的一种档案检索工具。是概括说明一个档案全宗内每卷或每盒文件内容的一种编号清册，故又名编号案卷目录。有的概要性案卷目录只对主观上认为最有意义的文件进行着录，甚至很详细，另一些文件则不提及。
干粉灭火器 dry-powder fire-extinguisher
以碳酸氢钠或碳酸氢钾作为灭火剂的一种灭火设备。
干去污法 dry cleaning
用擦布或橡皮等清除文件污垢和灰尘的方法，也称机械去污法。
干湿球温度计 psychrometer
由干球温度计和湿球温度计组成的测定库房湿度的仪器。
干燥剂 drying agent
可以吸收空气和文件所含水分的物质。
感染度 infectiousness
档案文件受到霉菌或害虫污染的程度。
钢印 embossing stamp
机关、企事业单位可使证明文件纸面凸起的一种钢质硬印。
高级档案员 senior grade archivist
有些国家档案工作人员的一种职称。
高龄案卷应受尊重 old age is to be respected in records
德国迈斯奈尔在1901年提出的一个格言式的鉴定准则。他认为，文件年龄越大，价值就越大，因而应当规定一个禁毁年份，凡禁毁年份以前的档案文件，一概不得销毁。这一指导思想受到许多国家采纳。
诰命 a royal edict
封建帝王为给臣子某种特权而使用的文书，有品级之分。享有特权者的夫人也称某品级的诰命。
搁板 shelf
档案装具柜架承重板。即在档案架上摆放档案文件用的板子，可分为固定式的与活动式的两种。
搁板号 shelf number
档案库为库房内的每一搁板编排的代号。
搁板深度 shelf depth
从档案架搁板的外缘到里缘的距离。
搁板总长度 linear extent[measurement]
档案文件计量方法的一种，即档案文件所实际占用的搁板长度的总和。通用公制“米(m)”为计量单位，也有用“公里(km)”、“英尺(ft)”的。
隔音 soundproofing
阻止声音的转播。
个人档案全宗 archival fonds of personal source
在一个人的生命活动过程中形成的档案文件的总和。
个人文件 document of personal source
在个人的活动中形成的文件(内容主要是个人性的问题)。
个人隐私 personal privacy
为保护公民个人权益而规定的不许公布或泄露的公民个人情况，包括公民的身体、财产与活动情况等。
根源原则 root principle
英国詹金逊提出一个原则，即档案是自然累积的，是为供机关参考加以保存的而不是人为的汇集。
工程设计文件保管单位 preserving unit of projject documents
一个工程项目或其某一部分的一套或一组设计文件。
工龄 working age
职工参加工作的年数。
工艺文件 technological documentation
决定产品制造工艺过程的文件的总称。
工作计划 working plan
详细规定所拟进行的工作及其工作顺序、工作量、具体执行人等的文件。
工作简报 working bulletin
关于工作情况的简要报道。
工作卷 working file
为了便于整理和利用，把同一事务的收文和发文副本放在一起立卷。
工作条件 working condition
从事档案工作的环境因素和设备情况的总称。
工作文件 working paper
仅供会议讨论或仅在工作中内部使用而不拟作为正式文件发出或作为档案保存的文件。
公报 communiqué；official gazette
关于会议或会谈情况的正式文告，或者政府刊载法律、法令和命令等的专门刊物。
公布 publishing
将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。
公告 public announcement；communiqué
政府向公众宣布重大事件的文件。
公共档案 public archives
国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案，一般交由国家档案馆或公共档案馆保管。
公共档案馆 public archives
国家设立的或地方当局以及国际机构等所设立的档案馆的总称。
公共文件 public record
政府机关及其他公共机构产生和累积的文件。
公函 official letter[correspondence]
平行机关或无隶属关系的机关之间的来往信函。
公开信 open letter
写给收信者并公开发表以使公众知晓的信件。
公开性原则 principle of publicity
关于政府形成的档案最终必须向公众开放的指导思想。它起源于法国共和历2年穑月7日法令。
公司档案馆 company archives
企业公司为保存其档案文件而设置的机构。
公文 official document
国家机关、公共组织在履行职务活动中产生的具有规范化格式的书面文件。
公务文件 official document[record]
在公务活动中形成的文件。
公务员 public official
对政府机关工作人员的通称。
共和历2年穑月7日法令 The Decree of 7 Messidor Ⅱ
法国国民议会1794年6月25日通过的档案法令《共和国档案馆组织法(Law on the“Organiization des Archives de la République”)》。该法令的主要内容有：建立全国性的法国国家档案馆，对政府机关产生的档案实行集中统一管理，向公众开放档案等。
共产党宣言 The Communist Manifesto
马克思和恩格斯在1847—1848年为共产主义者同盟起草的宣言，是科学共产主义运动的纲领性文献。
古迹 ancient relics[monuments]
古代的遗迹。例如古代留下的建筑物和题铭等。
古文书学 Diplomatics
①历史学的一个分支学科。其研究对象为古代文书的来源、类型和构成要素。在欧洲，这门学科的奠基人是马必戎。②书名。法国马必戎着，东京大学出版社1974年出版，主要说明古书的概念、种类、价值、构成要素和鉴伪方法等。
古文字学 palaeography
历史学的一个分支学科。其研究对象为古代手稿文字的书写形式和特征。如埃及的象形文字、古代两河流域的契形文字和中国的甲骨文等。目的在于辨认手稿的真实性等。
故宫博物院 Ancient Palace Archives of China
中国明清宫廷建筑、史迹及古代文化艺术博物馆。院内的文献馆、档案馆是中国第一历史档案馆的前身。
馆藏 holdings
档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。
馆际协作 interarchival co-operation
两个以上的档案馆相互配合，共同完成为利用者服务的任务。
馆内参考工具 in-house reference aids
仅供档案馆内使用而不出版和对外发行的档案检索工具。
馆外工作 service outside the archives
为学校制作档案教具、出版档案文件、拍幻灯片和影片等活动的总称。
馆址 address of archives
档案馆所在的地点。
馆长室 director’s office
档案馆长办公的房间。
关键词 keyword
在标引和检索过程中，取自文件、案卷提名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。
广告 advertisement
通过报刊、广播、电视或其他各种方式向用户宣传和介绍商品或服务项目的活动。
规定 regulation；prescribe
对某一事物所作的决定。例如，关于某种文件数量、质量、处理方法的规定等。
规范化 unification
在文件管理中为合理减少同一职能的文件种类而使文件统一化的活动。
规范化文件系统 nuified system of documents
一整套的统一化的文件。
规则 rule；regulation
一种组织性的公务文件，用以说明对某种活动或行为的程序性要求。
归档 filing
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
归还 restitution
把借出的文件送回档案馆(室)。
归属原则 principle of destination
荷兰档案工作者目前在档案整理工作中所遵循的原则之一。即每份档案文件都应回到按其性质说所应归属的那个档案全宗(文件组合)内，而在该档案全宗内的位置不决定于其主题内容，而决定于其受文者。归属原则是针对单份档案文件的，而尊重全宗原则是针对文件产生机关的文件整体的。
国产墨水 native ink
本国所生产的墨水。
国徽 national emblem
代表一个国家的一种标志。
国籍 the nationality of an individual
一个人所属的国家。是人事文件的要素之一。
国际标准书号 International Standard Book Number
国际标准化组织1972年颁布并于1978年作了修订的国际通用图书编号方法，简称ISBN。它由四组数字组成，其中第一组数字代表国别或语种，第二组数字代表出版社，第三组数字代表书名，第四组数字是校验号。中国于1987年开始采用国际标准书号。
国际标准化组织 International Organization for Standardization
一个致力于标准化活动的国际机构，简称ISO。1946年在伦敦成立，其前身是1926年成立的“国家标准协会国际联合会(简称ISA)”。
国际档案大会 International Congress of Archives
国际档案理事会定期召开的大会。起初每3年一次，1956年以后改为每4年一次。大会期间除了举行会员大会改选领导机构外，还组织安排学术讲演、文件宣读、讨论会、展览会等活动。至1992年已举行了12届大会，第十三届国际档案大会将在中国北京举行。
国际档案馆员与图书馆员大会 International Congress of Archivists and Librarians
档案工作者的第一次国际性会议。1910年8月在比利时的布鲁塞尔举行。有18个国家的档案机构官方代表出席，会议讨论的问题涉及档案工作的各个方面。
国际档案讲习班 International Course on Archives
法国从1951年起在巴黎举办的国际档案培训机构。每年一期，时间3个月(1～3月)。各国档案人员凡有中等以上文化程度并能听懂法语者，均可申请参加学习。
国际档案理事会 International Council on Archives
受联合国教科文组织资助的国际档案专业组织。1950年在巴黎成立。宗旨在于通过国际合作，保护人类的档案遗产，促进档案学研究，鼓励人们利用档案，加强与邻近专业组织的联系，等等。会员大会闭会期间，由正副主席、执行委员会和执行局处理会务。为了更好地开展工作，国际档案理事会设有一些专业委员会。另外，在欧洲以外的地区，有一些地区性的分会。1993年有会员国(地区)148个。
国际传记中心 International Biographical Centre
英国一个专门收集和出版世界名人传记的机构。1960年成立。地址在剑桥(Cambridge C-B2 3QP England，邮政信箱[0353]721839)。1963年出版了第一本人物传记(Who is who)。迄今已出版20多种。
国家档案 State archives
归国家所有的档案。
国家档案馆 national archives
①国家的中央级公共档案馆。但在某些国家，地方级档案馆由于是中央级档案馆的分馆，也称为国家档案馆。国家档案馆大都是综合性的，有些国家则除了综合性的国家档案馆外，也设立一些专门的国家档案馆，如国家影片档案馆和国家科技文件档案馆等。
②泛指归国家所有的档案馆。分为中央国家档案馆和地方国家档案馆。
国家档案全宗 state archival fonds
国家所拥有的具有政治、经济、科学、文化和历史意义并由国家统一登记和保管的档案的总和，而不管这些档案的产生时间、保管地点和制作方法等。
国书 Credential；letter of Credence
国家元首为派驻外国的代表签署的证明文件。所派代表向驻在国递交国书后才能获得外交代表的地位。
《关于改进档案、资料工作的方案》
1957年9月国务院第57次全体会议批准发布了由国务院科学规划委员会第四次扩大会议通过的《关于改进档案、资料工作的方案》，这是国家为建立和加强科技档案工作而发布的第一个文件，它对科技档案工作的意义、管理制度、利用和交流以及保密问题等有关内容作了全面的阐述，对我国科技档案事业的创建与发展起了积极的作用。
《国营企业档案管理暂行规定》
是在1986年第三次全国科技档案工作会议上通过的文件。它是我国第一个专门以企业档案工作整体作为规范内容的法规性文件，它第一次提出了“企业档案”和“企业档案工作”概念，规定了企业档案管理和企业档案信息开发利用等问题，对于规范企业档案工作、全面提高企业档案工作质量起到了积极的推动作用，具有重要的现实意义。
工业生产技术档案
主要是工业产品档案，它是在工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。
工程档案
是以竣工图为核心的在工程建设和工程对象的使用、维修活动中形成的基建档案。
H
汉谟拉比法典 The Code of Hammurabi
古代巴比伦国王汉谟拉比时期刻在石柱上的一部法典，约形成于公元前1760年，本世纪初在波斯的苏萨出土。石柱上部是太阳神把权杖授给汉谟拉比的雕像，下部是法典正文。法典共计282条，但出土时后35条已被磨掉。后从尼尼微档案图书库出土的泥板档案中找到了该法典的副本，从而搞清楚了后35条的内容，都是关于高利贷的条款。这件石刻档案现存法国的罗浮博物馆。
航海图 chart
供航海用的海洋图。
航空照片 aerial photograph
在飞机上拍摄的照片。
合订本 bound volume
把两个以上的卷册订成一册。
合理利用 fair use
为了进行评论、教学、学术研究或新闻报道而少量利用有版权的作品，这样利用不算是侵犯版权。
合同 contract
当事人为在办理某项事务时规定各自必须遵守的义务和应当享有的权利而拟制的文件。
和约 peace treaty
交战双方为了停止战争和恢复和平而签署的文件。
核定 officially consider and decide
进行审核和作出决定。
核对标记 check mark
在核查档案文件的过程中所作的标记。
核对目录 checklist
移交机关为了达到鉴定和控制的目的而编制的目录。
核对日期 check date
核查文件的年月日。
贺电 a telegram of congratulation
为向对方表示祝贺而拍发的电报。
贺卡 greeting card
祝贺节日或某人生日等的一种卡片。
黑白胶片 black and white film
只有黑色和白色而无彩色的胶片。
恒湿 constant humidity
稳定不变的湿度。
恒温 constant temperature
稳定不变的温度。
后辐射作用 post irradiation effect
纸张受到光线辐射后，尽管已经保存在没有光线的暗室内，纸张纤维内仍在继续进行降解变质过程的现象。
护封 book cover
包在卷皮和书皮的外面防止灰尘损坏案卷和书籍的某种保护层(纸质的或塑料的等)。
护门神 janus
即“哲那斯”。古代罗马人敬奉的守门神，有两个面孔，向着相反的方向。国际档案理事会把它用作国际档案周的标记，寓意：向后看过去的事件，向前看未来的需要。国际档案理事会1982年创刊的一种刊物也用此名。
护照 passport
①外交文件的一种。一个国家根据国际惯例发给本国公民出国旅行、居留之用的身份证件和国籍证明。②旧时政府机关颁发给官员或公民有关出差、旅行、运输货物的证件。
划分密级 security classification
区分档案文件保密的级别，如安全、绝密、机密、限制利用、无限制等。
画册 picture-pamphlet
装订成册的图画。
化学泡沫灭火器 chemical foam extinguisher
用化学药剂所起的泡沫达到灭火目的的灭火设备。
化学漂白法 chemical bleaching method
用化学制剂清除档案文件污垢的方法。
还回档案 restituted archives
归还给档案馆的档案文件。
幻灯 projiection lantern；magic lantern
可把幻灯片上的文字或影像放映在白色屏幕上的一种设备。
皇史宬 Huang Shi Cheng
中国明清王朝的档案库。建于明代嘉靖十三至十五年(1534—1536年)，珍藏皇帝的玉牒和实录等。建筑仿古代“石室金匮”之制，全为石结构，是中国现存最完好的古代档案库。地址在北京大安门东侧南池子大街南口路东。现为全国重点文物保护单位，归中国第一历史档案馆管理。
回忆录 memoirs
记述个人经历和历史时间的文字材料。
汇集 collection
人为积累的同属一个题目、一个人物、一个事件或一种类型的手稿或其他文件。另外，也指一个档案库的全部库藏，包括接收的和寄存的。
汇集全宗 collected fonds
由若干个数量很少的文件且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的，作为一个全宗对待的档案整体。
会办 co-director
会同有关的个人或单位共同办理文件。
会签 sign jointly
会同有关的个人或单位共同签署文件。
会议记录 minutes of meetings
开会时对会上发言、讨论和通过决议等过程的如实记载。
活动式档案架 mobile shelving，mobile stacks
可以移动的档案架，是密集档案架的主要组成部分。
火警系统 fire-alarm system；fire detection system
可在档案库任何一个地点出现火情时(出现火焰、冒烟或温度升高到危险程度等)发出警报信号的装备系统。
火灾 fire damage
由于失火而造成的灾害。
环境保护档案
是环境管理和环境监测活动的直接记录，包括环境管理档案和环境监测档案两个基本部分。
J
寄存 deposit
档案所有者按照协议在保持其对档案文件法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆的行为。
寄存原则 principle of deposit
在档案馆寄存档案所应遵循的原则。
寄存者 depositor
在档案馆寄存档案文件的个人或机构。
机读档案 machine readable archives
①归档保存的机读文件。②通过电子扫描或键盘录入计算机磁盘(磁带)、光盘中的档案副本。
机读式检索工具
是指将科技档案条目，以一定的数字形式记录在电子计算机的存储介质上，由电子计算机识别、整理、查找、输出的检索系统。使用时需经过一定转换程序，显示在电子计算机的屏幕上。具有存储密度大、查找速度快、容易修改和调整、可以将检索信息从一种磁性载体转到另一种磁性载体上，在条件具备的情况下还可以进行联机检索以及检索效率高等优点。
机读文件 machine readable records
用编码记录信息和必须使用机器才能检索和提供信息的文件。
机密性 confidentiality
档案文件应当保密的程度。
机密文件 classified[confidential]document
有阅读限制的文件。
机械强度 mechanical strength
纸张的一种物理性能。
机械性损伤 mechanical damage
档案文件由于受到机械碰撞或摩擦而造成的损坏。
机要秘书 confidential secretary
机关内负责重要机密工作的秘书人员。
机制纸 machine-made paper
用机器生产的各种纸张的总称。
急件 urgent document
必须迅速送到收件机关或收件者手中的文件。
技术检查处 technical control division
外国档案馆内负责定期检查库存文件状况的单位。
技术人员 technical staff
档案馆内专门负责技术工作的专业人员。
技术图纸 technical drawing
生产技术所需要的各种图纸的总称。
技术文件 technical document
在技术活动过程中形成的文件。
计算机程序 computer program
按照计算机所能够接受的形式，为计算机编制的一串指令或语句。
计算机辅助检索 computer assisted retrieval
把档案的索引和主题词存贮在电子计算机内，从而可以查到档案的技术。有时仅指缩微档案检索与电子计算机相结合的技术。
计算机辅助检索系统 computer assisted retrieval system
档案检索与电子计算机相结合的一整套技术。有时仅指缩微技术与电子计算机相结合的检索系统。
计算机辅助文件管理系统 computer assisted records management system
用电子计算机控制的文件存贮与检索系统，简称CARMS。有时仅指电子计算机控制的缩微文件存贮与检索系统。
计算机输出缩微胶片 computer output microfilm[COM]
把计算机产生的数据变为缩微胶片上可以阅读和利用的信息。
计算机输入缩微胶片 computer input microfilm[CIM]
把缩微胶片上的存储信息直接送入计算机系统进行处理和存贮。
记录 minutes；notes；record
①用文字或音像的形式把信息固定在载体上。②记录有信息的载体。③在计算机领域中，记录(record)是指作为一个单位处理的一组数据。
记录影片 document film
摄有事件实况的电影胶片。
继承性原则 principle of inheritance
关于机关档案室与国家档案馆之间的工作必须有连续性的原则。
加标签 labeling
在档案装具或档案架上贴纸条，注明档案的名称、内容和编号等。
加膜 lamination
为了保护档案文件而用加热加压的方法把透明的塑料薄膜固定在档案文件上面。
加固 reinforcement
将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。
加湿 humidification
①增加档案库房内相对湿度的方法。②将过于干燥和易碎文件放在蒸汽室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
加丝网 silking
又称“丝网加固”。用蚕丝等丝纱编织的网对脆弱的纸张和两面书写的档案进行加固的保护技术方法。加固后的档案字迹清晰，仍可进行缩微、复制。
加速老化 accelerated ageing
为测试纸质文件自然老化情况而在高温、高湿或光照等实验室条件下进行的人工老化。所用高温等可以增加室温下的反应，但不会导致其他的高温分解。这种测试方法是瑞典人霍尔1928年发明的。
加套密封 encapsulation
又称“套封”或“封装”。是用聚酯薄膜或其他不活泼的透明薄膜为文件制成密封的保护性封套，以达到保护文件的目的。这种修复方法的优点是可以随时恢复文件的原状，缺点是会增加文件的厚度，并在某种程度上影响文件的缩微复制。
家谱 family pedigree
一个家族记载其世系和重要人物事迹的薄册。
家谱学 genealogy
专门研究家族起源、家族历史和家系记载的一门学科。
家书 family letter
写给自己家庭内某个成员的信函。
家庭档案馆 family archives
一个家庭为保存和利用其家庭成员的档案文件而设置的机构。
家庭一庄园档案全宗 family and estate[patrimonial]archives
一个家庭或其成员的与其庄园公私事务有关的全部档案。
家史 family history
一个家庭的历史。
甲苯 toluene
清除档案文件油斑或蜡斑用的一种去污剂。
甲骨档案 archives on tortoise shells or bones
架间通道 gangway
档案架相互之间的过道，一般都窄于库房内的主要通道。
坚固性 firmness
档案文件基础和字迹等的坚实程度。
监测点 observation point
在库房内安放温湿度测试仪器的地点。
监控系统 monitoring system
档案馆内监视和控制文件流动情况的整套设备。
监控装置 monitor
监视和控制档案文件流动情况的设备。
监视卡 observant card
一种随文件运转的卡片，其用途是随时检查文件运转中的问题。
监销 witnessed destruction
在按规定进行监督的情况下销毁文件。
碱度 alkalinity；basicity
档案文件碱性的大小。
检查权 right of inspection
档案机关为阻止有永久价值的档案文件变质损坏、丢失、任意销毁而拥有的对机关文件的监督权。
检全率 recall ratio
检出的符合读者需要的档案信息，在检索工具所含与读者需要有关的全部档案信息量中占有的百分比。
检索 retrieval；searching
按照一定的方法从馆藏档案中查出所指定的文件。
检索工具 finding aids
用于存储、查找和报道档案信息的系统文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
检索工具系统 finding aids system
在统一科学方法指导下编制的一整套相互联系的档案检索工具。包括自动化和非自动化的信息检索系统。
检索号 reference number
为便于保存和检索而为每个档案保管单位编排的代号，也称“档号”。
检准率 relevance ratio；precision ratio
从检索系统中检出的符合读者需要的档案信息量，在检出的全部档案信息量中所占有的百分比。
简介 annotation
对文件内容的简单说明。
简明手册 short handbook
简单明白使读者一目了然的手册。
建筑档案 architectural archives
在建造房屋、道路或桥梁等活动中形成的档案。
建筑图纸 architectural drawing
为建筑工程绘制的图纸。
鉴定 appraisal
根据档案文件的价值确定档案文件应否保留或应当保留多长时间的活动，同时也是判定档案真伪和价值的过程。
鉴定标准 appraisal criteria[standard]
为确定文件价值而规定的一套有科学根据的准则，如有关主管机关发布的关于档案保管期限的规定、档案保管期限表等。
鉴定表 appraisal form
在档案鉴定过程中为说明档案文件的价值和处理意见而填写的表格。
鉴定技术 appraisal technique
鉴别文件价值和真伪等所需要的技巧。
浆糊 paste
用淀粉制成的胶粘剂。
江苏省档案馆 Jiangsu Provincial Archives
中国的省级档案馆之一，1958年成立。馆址在南京市青岛路1号，邮编210008。据2003年资料，馆藏16—20世纪档案11000米，约70万卷册。
奖状 certificate of decoration
发给受奖者的证明文件。
降密 downgrade
降低档案文件的原有保密等级。
胶粘剂 adhesive；sizing agent
为修复档案文件而配制的粘合剂，如胶水和浆糊等。种类很多，但完全符合档案要求者有限，因为档案文件所用的胶粘剂必须有足够的粘合力，永不变色，并且是可逆的。
交换 exchange
国家(地区)之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。
接待厅 reception hall
读者进入档案馆所经过的门厅。读者在这里交验阅览证和进行登记。
接收 accession；reception
档案馆、文件中心或手稿库按规定手续把档案文件或手稿置于自己管辖之下的活动。
接收登记表 accession form
档案馆登录新进馆档案文件的表格。
接收登记簿 accession register[book]
档案馆按时间顺序依次登录新进馆档案文件的簿册。其主要项目有接收号、收到日期、来源、内容说明、数量、在库内存放位置等。
接收号 accession number
对新收到档案文件的顺序编号。
接收者 receiving agency[officer]
接收档案文件的机关或官员。
解密 declassification
解除已失去保密价值档案文件的保密限制。档案文件封闭期届满后，按规定手续向公众开放的措施。
解像力 resolution ratio
又称“分辨率”或“析像系数”，是照相系统记录被摄物细部清晰度的能力。在缩微胶片中，可用一个画面中每毫米的线条数来表示。
介绍信 recommendation；letter of credence
向对方证明持信人身份的信函。
介质 medium
又称“媒质”、“媒体”、“媒介”。《辞海》解释为“物体系统在其间存在或物理过程(如力或能量的传递)在其间进行的物质。如空气、水、声音能在这类媒质中传播”。《现代汉语词典》解释为“一种物质存在于另一种物质内部时，后者就是前者的介质”。档案学中常用于说明能记录信息的物质，与“载体”、“材料”同义。
借出 loan；charge-out
从档案馆(室)借走档案文件。
借出登记表 charge-out form
借出文件时填写的表格。如果借出的是原件，登记表一般应是一式两份(或者一式三份)，其中一份代替原件放在原件所在位置上，另一份留在待办卷内供催还之用(第三份可附在文件上，提请读者按期归还)。
借出登记簿 charge-out register
登记档案馆(室)借出文件事项的簿册。
借据 certificate of indebtedness
借用档案文件时所立的字据。
借阅费 subscription
有些档案馆向借阅者索取的费用，也称“使用费”、“调卷费”、“利用服务费”或“研究费”。外国的公共档案馆一般无此规定。
借阅规章 access regulation
在阅览室查阅档案文件时必须遵守的规定。
借阅手续 procedure for access
借阅档案文件时必须履行的程序，例如填写调卷单等。
借阅限制 restriction on access
档案馆、档案移交者或档案寄存者为档案利用活动规定的限制。可分为两类，一类是关于档案的，例如年代限制等；另一类是关于读者的，例如资格限制等。
借阅者 borrower
借用或查阅档案文件的机关或个人。
金文 inscription on ancient bronze vessels
古代刻在和铸在青铜器上的铭文。
禁毁界限日期 barrier date；chronological date line
简称“禁毁日期”。德国迈斯奈尔在1901年建议的一种规定。即为保护古老档案而规定一个界限年份(或日期)，凡此年份(或日期)以前的档案文件，一概不得销毁。这个建议后来受到各国采纳，许多国家挑选一个有历史意义的年份作为禁毁年份，如美国和意大利定为1861年、英国定为1750年、法国定为1830年。各国规定的禁毁日期不是一成不变的，可根据档案文件的情况加以修改。
经济档案 economic archives
在经济活动中形成的档案。
经营档案 managing archives
在企业进行计划、组织和管理活动中形成的档案。
拒借权 right to withhold document
档案馆因正当理由而不向读者出借文件的权利。所谓正当理由是指文件尚未整理编目、有借阅限制或有严重破损等。
捐赠 donation
①档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
②社会各界向档案馆无偿资助经费或设备等，用于档案文化设施建设的行为。
捐赠者 donor
虽无移交义务但自愿把档案无偿送给档案机构的个人、机关、团体或企业。
卷曲 curling
影片或缩微胶片因收缩力和膨胀力不均匀而出现的一种缺点。
卷册 volume
装订成册的档案文件。
卷号 number of file；file number
案卷的顺序编号。
卷脊 file back；spine of the volume
书本式案卷的脊背。即卷册被装订在一起的那一边。
卷内目录 file list
在一个案卷内依次登录该卷内每个文件的表格。
卷内备考表 memorandum in the file
卷内文件状况的记录。排列在卷内文件之后，因而又称“卷末备考表”。
卷内文件目录 innerfile item list
登录卷内文件提名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
卷皮 file covers
案卷的封皮。同“卷夹”。
卷轴 scroll；reel
缠绕胶卷用的轴心。其材料既有金属的，也有塑料的。
决策 decision-making；policymaking
决定对某一问题所应采取的政策或策略。一般地说，决策机构的档案文件比执行机构的重要。
基本建设档案
简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。
基础数字汇集 collection of essential data
以数量特征反映一个地区(机构、行业)基本情况的一种档案参考资料。
K
卡缪 Armand Camus
法国国家档案馆的第一任馆长。生于1740年，卒于1804年。主张国家档案馆既保管新政权产生的文件，也保管旧政权留下的文件，并向公众开放在档案整理工作中采用事由原则。
开本 format
档案文件尺寸的大小。
开发服务工作 exploitative service
档案馆被动服务工作与主动服务工作的总称。所谓被动服务，是指在档案馆内为读者提供利用档案文件的方便；所谓主动服务，是指为馆外读者提供关于档案文件的信息。
开放 opening
档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。
开放性 accessibility
向读者提供档案的限度。
开架阅览 liberalization of access
允许读者直接到书架上选取所要查阅的图书资料。
开幕词 opening statement
会议主持人为宣布会议正式开始而发表的讲话。
抗拉强度 tensile strength
纸质档案文件在断裂前所能承受的拉力大小。
抗裂性 tear endurance
纸质档案文件在破裂时所经受的压力。可用抗裂测试机加以测定。
抗氧化剂 antioxidant
为阻止薄膜氧化而放入薄膜的一种附加剂。
考核 officially examine and pass on
领导人对其成员或对下属的考查和审核。
科学技术档案 scientific and technical archives
保存起来以便查考的科学技术文件，即反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。中国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》定义为：“在科学技术活动中直接形成的应归档并具有保存的价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
科技档案工作 scientific and technical archives work
是以完整地保存和科学地管理科技档案，充分发挥科技档案的作用为目的的诸项管理活动的总称。它是国家档案工作的重要组成部分。
科技档案业务管理 scientific and technical archives management
是从形成科技文件的科技、生产职能机构和科技人员的直接管理下分离出来，并发展成由科技档案工作者和科技档案机构实行的专业管理，又称科技档案微观管理。
科技档案利用工作 scientific and technical archives access
就是创造条件，为有价值的科技档案寻找特定的利用需求，为特定的利用需求提供相关的科技档案，使科技档案的潜在价值变为现实的价值。
科技档案的情报功能 intelligence function of scientific and technical archives
是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的科技参考作用和科技交流作用。
科技信息一体化机构 Scientific and technical imformation centre
指对包括科技档案、科技资料、科技图书、科技情报在内的所有科技信息资源，实行统一管理的科技信息机构，一般称为信息中心或信息部。
科技档案的法制管理 legal management of scientific and technical archives
即通过制定有关法律、法规和严格执法，形成良好的科技档案工作秩序，保证科技档案事业健康发展。
科技档案法规体系 laws and regulations systems of scientific and technical archives
是以《档案法》和《档案法实施办法》为核心，以科技档案行政法规和行政规章为主体，包括其他有关科技档案的法律规范组成的一个有机整体。
科技档案规划管理 programme management of scientific and technical archives
是根据国家的方针、政策和经济、科技的发展状况，确定科技档案工作发展的战略目标，通过具体规划或计划的制定与实施，指导科技档案事业持续、稳步地发展。
科技档案标准化 standardization of scientific and technical archives
是通过科学地制定、贯彻和修订有关科技档案标准，逐步实现科技档案管理的统一化和规范化，以不断提高科技档案科学管理的水平。
科技档案行政管理 Administration of scientific and technical archives
是指各级政府及其档案行政管理部门、中央和地方各级专业主管机关，为贯彻落实党和国家关于科技档案工作的方针政策，使科技档案工作与社会主义建设协调发展，通过行政手段，对科技档案事业实施的指导、监督与控制。
科技档案管理制度 management institution of scientific and technical ar chives
是人们在科技档案管理活动中必须遵循的规定、准则、办法和程序的总称。
科技档案的行政协调 administrative coordination of scientific and technical archives
指调整科技档案工作内部及其与外部环境之间的各种关系，使之分工合作、协调一致，有效地实现科技档案管理目标的行政管理行为。
科技档案事业管理 management of scientific and technical archives cause
是指各级人民政府的档案行政管理部门和各级专业主管机关，为贯彻落实党和国家的方针、政策，使科技档案事业与社会主义建设事业协调发展，依照法律对科技档案工作实施的计划、组织、控制与协调活动。
科技文件 scientific and technical record
是在科技、生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的文件材料。其内涵包括三个方面：第一，科技文件是文件实施中产生于科技和生产活动，记载科技思想和科技信息的文件类型。第二，科技文件是处于现行过程中的文件，它正在科技、生产活动中形成着或使用着。第三，科技文件种类繁多，类型复杂，包括科技图样、科技文字材料、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。
科技文件工作 scientific andtechnical record work
就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理和归档，充分发挥科技文件在科技、生产活动中的工具作用的工作。
科技档案案卷封面 front cover of scientific and technical archives file
是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种工具。同时，它又对案卷内的科技文件起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到科技档案着录和检索工具的编制，关系到科技档案的管理和开发利用。主要由案卷题名、案卷的管理性内容项目、档号项三部分组成。脊背标签项目有案卷题名和档案号。
科技文件归档制度 filing institution of scientific and technical record
是科技业务部门进行归档工作的基本规范，又是科技档案部门协助，指导科技业务部门做好归档工作和接收归档的依据。归档制度具有双重性，它既是一项科技管理制度，又是一项档案管理制度。
科技档案收集工作 collectionwork of scientific and technical archives
是指基层科技档案部门和科技专业档案馆，根据国家和专业主管规定，通过接收等方式，把具有保存价值的科技文件或科技档案集中到科技档案部门统一管理的一项业务管理活动。
科技档案整理 arrangement of scientific and technical archives
是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类或归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。
科技档案分类 classification of scientific and technical archives
就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
科技档案分类方案 classification plan of scientific and technical archives
是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时，借助于科技档案分类方案可以概括了解科技档案的库藏体系。
科技档案号 serial number of scientific and technical archives
科技档案案卷的编号或代号，是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。
科技档案鉴定 appraisal of scientific and technical archives
是根据一定的原则和标准，科学地判定科技档案历史与现实的价值，确保其保管期限；通过价值核查和质量核查，对失去保存价值，或者内容失真和不完整的科技档案，按照规定的手续进行处理的科技档案业务管理活动。
科技档案价值鉴定 value appraisal of scientific and technical archives
是科技档案保存价值的鉴定，即根据对现实价值的鉴别和预测，确定其保管期限，对于超过保管期限的，要进一步判定其保存价值，进而决定它们是继续保存还是剔出销毁。科技档案价值鉴定，是科技档案鉴定工作的主要内容。
科技档案的价值表征 outside character of scientific and technical archives’s value
是科技档案价值的外在表现形式，包括科技档案所属项目特征、科技水平及投入产出情况，科技档案形成的时间，科技档案的形成者，科技档案的状况。借助科技档案的价值表征，就能正确分析判断科技档案的价值。
科技档案保管期限表 records retention schedule of scientific and technical archives
是鉴定科技档案价值，划分科技档案保管期限的依据性文件。它是根据国家关于划分科技档案保管期限的原则，列举科技档案材料的名称、种类、来源、形式，并注明保管期限的表格式文件。
科技档案定性分析的方法 qualitative analysis of scientific andtechnical archives
是以实践经验为基础，在价值鉴定原则的指导下，依据价值表征，认真分析科技档案中蕴含着的具体价值及其大小，从而确定科技档案保管期限的方法。
科技档案直接鉴定法 directory appraisal method of scientific and technical archives
是定性分析方法的典型代表，它是指在分析、判定科技档案价值时，以“套”为基础，以保管期限表为依据，直接审阅科技档案的内容，逐卷地判定科技档案的价值。
科技档案保管工作 retention work of scientific and technical archives
是在科技档案的日常管理中，创造适合科技档案保管的条件与环境，妥善保护科技档案，建立和维护良好的科技档案库藏秩序的科技档案业务工作。它包括：科技档案的日常维护工作，实施保护性措施，科技档案的修复，库房及设备的管理。
科技档案分类排架法 classification shelving method of scientific and technical archives
是在科技档案实体分类的基础上，按照科技档案的类别、项目及项目内案卷排列顺序(档案号)排列案卷的方法。它的优点是科技档案的类别界限清楚，便于按类别和项目查找和管理科技档案；缺点是因需要按类别预留空位，柜架的利用不够充分，而经过一段时间还需要“倒架”，增加了科技档案管理的工作量。
科技档案的宏观统计工作 macroscopic statistics work of scientific and technical archives
是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的科技档案统计工作。它是从国家、地方或专业系统的角度所进行的科技档案统计工作。包括：全国科技档案和科技档案工作基本情况统计、专业系统科技档案和科技档案工作基本情况统计、省(自治区、直辖市)市(专区)县科技档案和科技档案工作基本情况统计等。
科技档案统计报表法 statistic report forms of scientific and technical archives
是按单位或部门的隶属关系分发统计调查表，由被调查单位根据各种原始记录，按统一的要求和方法向有关单位提供统计数据，这种方法是宏观统计调查的基本方法。
科技档案统计报表制度 statistic report form system of scientific and technical archives
是由国家或代表国家行使相应管理职能的专业主管机关统一制定颁发、逐级下达的，已经成为我国各地区、各部门、各单位必须向国家履行的一种正式的统计报告制度。它是国家定期取得统计资料的一种主要方式，它的内容包括：档案统计报表的种类、统计报表的构成、档案统计表的制表规则。
科技档案统计整理 statistic arrangement of scientific andtechnical ar chives
是根据科技档案统计工作的目的和任务，对统计调查取得的原始统计资料进行科学的分类、汇总和综合，使其系统化和条理化，能够揭示出相关因素之间的内的联系，反映出统计对象的总体特征，为统计分析创造必要的条件，其内容包括：审核统计调查资料，进行统计分组、汇总和计算。
科技档案统计分析 statistic analysis of scientific and technical archives
是指对科技档案统计资料进行分析、研究，以求认识科技档案的内部矛盾和发展规律，找出解决矛盾的方法。科技档案统计分析是提供统计研究成果的阶段，也是发挥统计工作作用的阶段。
科技档案总量指标 overall target of scientific and technical archives
是科技档案常用的统计指标。它是反映一定时期、地点或条件下科技档案现象总体规模或水平的统计指标。如科技档案总数、科技档案库房的总面积等。总量指标使用的计量单位主要有实物计量和货币计量单位。
科技档案相对指标 relative target of scientific and technical archives
是一种常用的统计指标，它是指科技档案现象中，两个相互联系的指标数值之比，用来反映指标之间的数量关系，常用系数、倍数、百分数、千分数等表示。
科技项目归档率 filing rate of scientific and technical archives
是指已归档的科技项目数(产品的、课题的、工程的)同应归档科技项目数的百分比。一个单位的全部科技档案是由所有应归档项目的科技档案材料组成的整体，它们共同记述和反映该单位科技、生产活动的历史面貌和全部内容。库藏整体是否完整是衡量该单位科技档案库藏状况和管理状况的重要标志。
科技档案检索 retrieval of scientific and technical archives
是指对科技档案信息进行加工存储，并根据利用者的需要查检科技档案。科技档案检索是开发利用科技档案信息资源的重要内容和必要条件。狭义的科技档案检索是指根据利用者的需要，从科技档案库藏中查找科技档案的过程。由于查找科技档案必须建立在科技档案信息存储的基础上，因此完整意义的科技档案检索必然包括互为联系的两个具体过程，即科技档案存储和科技档案查检。
科技档案检索系统 retrieval system of scientific and technical archives
由检索过程中涉及的各种因素构成的一个有机整体，它包括检索语言子系统、着录标引子系统、查询子系统、科技档案信息存储与匹配子系统四个子系统。
科技档案馆藏性检索工具 finding aids of scientific and technical archives holdings
指反映科技档案收集和整理状况的各种登记薄。它们是在科技档案登记、立卷和案卷排列过程中形成的，是档案实体管理的重要依据。由于其登记项目包括的档案内容信息具有一定的检索意义，使这类登记薄具有馆藏管理与检索的双重功能，成为检索工具的一个重要类别
科技档案查检性检索工具 finding aids of scientific and technical archives
是反映科技档案的内容和形式特征，专门为利用者提供某一检索途径的检索工具，是科技档案检索工具的典型形式，其常见的种类有：科技档案分类目录，科技档案主题目录，科技档案专题目标，联合目录，专题索引。
科技档案检索工具体系 finding aids system of scientific and technical archives
包括传统的手工检索工具体系和新兴的科技档案信息数据库。由于电子检索能够凭借一个数据库实现多途径检索，因此狭义的科技档案检索工具体系仅指手工检索工具体系。这里所指检索工具体系是指其狭义概念。科技档案检索工具体系，是指若干种在功能上互相联系和补充的手工检索工具的有机组合。
科技档案提供服务 access services of scientific and technical archives
是指采用多种有效的方式，直接提供其信息加工材料，及时、准确地满足用户对科技档案信息的利用需求。科技档案提供服务关键在于选择与用户的利用需求以及与科技档案的信息特征相适应的提供服务方式，其选择要求分为针对性要求、可控制性要求、时效性要求。
科技档案出借 access of scientific and technical archives
是科技档案部门按照一定的制度，将科技档案借给利用者。因为科技档案一般实行闭架管理，所以，出借成为科技档案部门的一项经常性工作，是提供服务的基本方式。其内容包括出借手续、出借规定、催还和续借。
科技档案信息交流 imformation interchange of scientific and technical archives
广义地说，科技档案所有的提供利用方式都属于信息交流。这里所谓信息交流是专指档案部门通过科技档案各种编研成品及部分检索信息的传播、公布，实现为用户提供服务的利用方式。信息交流的具体方法可分为陈列、内部打印分发、公开印刷出版、声像技术传播和内外信息交换等。
可逆性原则 principle of reversibility
档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。
可调整登记室原则 regulating principle of the registry
欧洲国家整理档案的一种原则。是荷兰人对普鲁士严格登记室原则的一个重大发现，即不像普鲁士登记室原则那样要求原封不动地保持原来顺序，而认为可以改变原来顺序中明显的错误。
空气调节系统 air-conditioning system
使档案库存保持所需温度与空气相对湿度的一整套装置。
空气污染 air pollution
空气中含有对档案文件有害的杂质。
空气洗涤系统 scrubbing system
用清水或碱水冲洗进入档案库的空气，以去掉空气中所含水溶性杂质和二氧化硫的一整套装置。
口述档案 oral archives
关于事件的口述证据的记录。
库房 storage area；stack；strong-roon
档案馆内用于保管档案文件的地方。
库房容量 storage capacity
档案库存所能够存放档案文件的数量。
L
蜡纸 waxpaper
为了防潮或作为油印底版而涂了蜡或浸了蜡的纸张。
来源 provenance；origin
形成档案文件的机关、团体、企业、家庭或个人。
来源机关 originating agency
产生档案文件的机关。
来往文书 correspondence
用书面通信方法发出和收到的信件、明信片、便函、通知和电报等的总称。
来源原则 principle of provenance
把同一机构、组织或个人形成的档案作为同一个来源和一个档案整体(全宗)加以保存、整理和管理的原则。它的发展经历了以下几个阶段：法国的尊重全宗原则(1841年)—普鲁士的登记室原则(1881年)荷兰的来源原则—德国的自由来源原则—民主德国的马克思主义来源原则。
蓝黑墨水 blue black ink
一种常见的墨水，字迹比较耐久。
蓝图 blue print
用感光后呈蓝色的感光纸制成的图纸。
类目 class list
外国档案馆中为每一类档案文件设置一个条目的一种检索工具。
冷冻 freezing
降低温度使档案文件内的水分结冰的一种处理措施。
历史宝库 arsenal of history
法国大革命后人们对档案馆所起作用的一种比喻。
历史档案 historical archives
①泛指历史上形成的档案。在中国通常指1949年以前的档案。②中国第一历史档案馆的刊物。以公布明清档案为主要内容。1981年创办，季刊。刊址在中国第一历史档案馆内。中文(有英文目录)。国际刊号ISSN1001—7755。③原苏联科学学院与苏联档案管理总局联合出版的刊物。主要是公布档案文件，也有关于档案工作的文章。1955年创刊，双月刊，俄文，1962年停刊。
历史手稿 historical manuscript
历史上形成的或有历史价值的手稿。欧美一些国家有时专指已故个人及其家庭形成的书信文稿。有些档案机构把购得或交换来的档案文件微缩副本也算作历史手稿。
立档单位 fonds constituting unit
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
立卷 filing
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
立体照片 stereograph
使人对画面有立体感的照片。
隶属 subordination
下级对上级的依附关系。
利用 access and use
利用者以阅览、复制、摘录、收看收听等方式使用档案的活动。
利用规则 regulation for the use of documents
查阅档案文件时必须遵守的规定。
利用率 frequency of use[reference]
一定数量的档案文件在一定暑期内被读者查阅的次数。
利用者 user；researcher
查阅档案的机关、团体或个人。
利用者兴趣 user interest
档案利用者所关心的问题。
联合档案全宗 collective archival fonds
由两个以上全宗构成者的档案文件所组成的全宗。建立这种档案全宗的原因在于：全宗构成者是彼此有历史联系的组织(职能相同、有隶属关系、地点相同、有继承关系等)、相互之间有姻亲联系或职业联系的个人，而其文件又无法分开者。
联合公报 joint communiqué[declaration]
两国政府或领导人共同发表的关于某种事项的正式文告。
联合全宗 combined fonds
由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
临时性展览 temporary exhibition
档案文件的暂时展出。
留声机 phonograph machine
播放录音唱片的机器。
硫酸纸 vegetable parchment
一种用浓硫酸处理过的纸。即先用冷硫酸浸泡未上胶的纸，然后冲洗中和并用稀甘油溶液软化过的纸。
录像 video recording
用磁带或磁盘记录影像信息的方法和过程。
录像带 video tape
记录和存贮影像信息的磁带。
录像光盘 video disk
用激光记录和存贮影像的光盘。
录像文件 video document
记录有影像信息的文件。
录音 sound recording
把声音信息记录在声音载体上面。
录音带 sound tape；phonotape
记录了声音信息的磁带。
录音设备博物馆 museum of phonograph equipment
专门收集、保存和展示各种录音器械的机构。
录音文件 sound recording
由于用机械录音、光学录音或磁性录音等方法把声音记录在声音载体上面形成的文件。
履历表 questionnaire
记载个人经历的一种人事文件。
罗马数字 Roman numbers
古代罗马人记数用的符号。
M
毛笔 writing brush
中国发明的书写工具，是用羊毛或鼬毛制成的。
毛发湿度计 hair hygrometer
一种使用脱脂毛发的湿度计，其原理在于脱脂毛发的长度因空气湿度不同而不同。
贸易许可证 trading license
准许进行贸易的证明文件。
眉批 comment on top of page
写在文件或书页上方空白处的批语。
霉斑 mould spots
由于感染霉菌而在档案文件上出现的斑点。
霉菌 mould；mildew
能对档案文件造成严重损坏的一类真菌。
美国国家档案与文件署 National Archives and Records Administration of the United States，简称NARA
美国联邦政府负责管理档案与文件的机构，起源于1934年成立的国家档案馆，于1949年改组为国家档案与文件局，隶属联邦政府总务署(General Services Administration)，1985年脱离总务署并改现名。地址在华盛顿(8th&Pennsylvania Avenue NW，Washington DC20408)。据1992年资料，收藏着18世纪以来档案120万立方英尺(约36．6万米)，并管理国家档案馆12个地区分馆、15个联邦文件中心和各个总统图书馆。
密级 security classification
档案文件保密程度的等级。
密集架 compact shelving
为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。
密码 cipher；code
为了传递和保存不让局外人知道的信息而规定的一种书写符号系统。
密排档案架 compact shelving；compact system
简称“密集架”。为减少库房内过道所占空间而采用的一种排架系统。其特点是大部分采用活动档案架，可以大大节省库房的空间，而且能够防尘和防光；缺点是需要加固地板，不易通风，不便查阅档案文件，而且不能同时看查不同的档案架。
密排档案架可分为3类：第一类是每一整排只有一个档案架是固定不动的，可增加库房容量100%；第二类是每3个档案架就有1个档案架是固定不动的，可增加库房容量50%；第三类也是每3个档案架有1个固定不动，不过，其另外2个活动档案架不是左右移动或前后移动，而是像柜门一样旋转，它可增加库房容量30%。
密排旋转档案架 compact pivoting shelving
在密排除万难档案架系统中可以像双扇门一样围绕固定档案架旋转的那部分档案架。
秘书长 secretary-general
机关或组织内处理日常事务的负责人或办公、秘书部门的最高负责人。
灭火器 fire extinguisher
档案库内使用的灭火设备。有气体的、泡沫的和粉末的等多种。
灭火系统 fire extinguishing system
一整套消灭火灾用的设备。
灭菌 disinfection
杀死细菌的处理过程。
民国档案 Archives of Chinese Republic
①是指1911年至1949年10月中华民国期间形成的各类档案总称。国民党中央政府的档案集中保管在中国第二历史档案馆。②中国第二历史档案馆的刊物。以公布民国档案为主要内容。1985年创办，季刊。刊址在中国第二历史档案馆内。中文(有英文目录)。国际刊号ISSN1000—4491。
名人 famous person
众所周知的人物。
名人录 who’s who
着名人物词典。
名胜 famous sites
因有古迹或美丽的风景而使人向往的地方。
名言 famous saying
广为人知的话语。
明矾 alum；aluminum sulphate
造纸用的一种胶料，有阻止墨水扩散的作用，但是溶于水后呈酸性，故对纸质档案的耐久性有巨大影响。1620年以后，明矾被用作明胶胶料的硬化剂，进一步降低了纸的寿命。
命令 order
国家机关发布重要行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，任免、奖惩有关人员，撤消下级机关不适当的决定时使用的文件。
墨汁 carbon ink
用灯黑和胶制成的中国墨的水溶液。
木板印刷术 xylography
把字刻在木板上而不使用铅字的印刷方法。
木简 wooden tablet
古代中国用作书写材料的木片，以及用这种书写材料写成的文件。也称“札”、“牍”。
木质索 lignin
又名“木素”，是纸内的一种杂质。它不稳定，不耐光，会由于形成酸性化合物使纸带有酸性，从而有害于纸质档案文件的保管。
目录 catalogue
由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
目录室 inventory room
档案馆内专门摆放各种档案目录和其他检索工具代读者查阅的房间。例如，法国国家档案馆1964年设置的目录室。该目录室内既有本馆的档案检索工具，也有法国所有其他档案馆的现有检索工具，而且还打算提供外国档案馆印刷出版的档案检索工具。
N
耐光性 lightfastness；fastness to light
档案文件抵抗光线破坏作用的能力。
耐火隔断 fire-proof partition
档案库内用耐火材料隔开各个部分的墙壁。
耐火门 fire-door
用耐火材料制造的房门。
耐久性 permanence
纸张等载体长期不变形、不变质的特征，即纸张等载体保持化学稳定性和抵抗因内外因素而变质的能力。
耐酸卷盒 acidproof filing case
因呈碱性可以抵制酸的破坏作用的卷盒。
内部参考工具 internal reference aids
仅供档案馆工作人员使用而不向读者开放的检索工具。
内部文件 internal[restricted]document
文件产生机关实现职能所需要的或者仅供本机关使用的文件。
尼龙 nylon
长链聚酰胺类聚合物的总称，低熔点的尼龙薄膜可用作文件加膜材料。
年表 chronicle of events year by year
按照年月日的先后顺序逐个排列历史事件的一种表格式大事记。
年度分类法 classification scheme according to the years
对档案全宗内文件进行整理的一种方法，即根据形成和处理文件的所属年度将文件划分为各个类别。
年鉴 yearbook
关于一个年度内各方面情况(或某个特定方面情况)与统计资料的参考书。
P
排架 shelving；racking
档案文件的排列上架，即把经过整理的案卷按一定顺序排在档案架的搁板上面。
盘号 reel number
每一盘录音带或录像带的顺序编号。
泡沫灭火器 foam fire extinguisher
档案库使用的一种灭火设备。
批复 send back with comment
在下级的报告上作批示后把报告退回下级或上级机关答复下级机关请示事项的一种文件。
批阅 read official document with remarks
阅读文件并作出批示。
批注 to annotate with comments
在文件上写批语和注释。
聘书 letter of appointment
为请某人在规定日期内担任某种职务而发出的文件。
平台式摄影机 planetary filmer[camera]
档案原件与胶片在曝光时保持静止不动的缩微摄影机。
平纹布 muslin
修复档案文件用的一种材料，常用来托裱地图，又称“平纹纱”。
破损文件 damaged document
带有裂口、裂缝或损伤的文件。
Q
企业档案 business archives
①企业在各种活动中形成的档案，包括文书、技术文件、音像文件等各类档案。②书名。国际档案理事会企业档案委员会编。1983年在慕尼黑出版，167页。英文。
企业档案馆 business archives
企业设置的管理本企业档案的档案馆。
起草 prepare a draft
写出文件的草稿。
起始文件 initial document
作为一个案卷开头的那份文件，或者为一个案卷奠定基础的文件。可以是来文，也可以是发文。
起皱 cocking
档案文件因空气温度变化而出现的皱纹。
气相去酸法 vapour-phase deacidification process
用气体状化学药品对档案文件进行去酸的方法。所用去酸剂主要有氨蒸气、环己胺碳酸盐、吗啉和二乙基锌等。其优点是不会导致纸张卷曲，能够较好地保护字迹等。缺点是氨的去酸作用是暂时的；环己胺碳酸盐会破坏树脂上胶的效果，而且据说有致癌作用；吗啉会导致木浆纸变黄，皮革封面变暗；二乙基锌则易燃易爆，只能在真空下使用。
气象档案
是在气象观测、气象预报和气象业务技术管理活动中形成的科技档案，包括气象记录档案、气象业务技术和服务档案、气象业务技术管理档案。
签署 vise on document
作者或负责人为了表示同意文件的内容而在正本文件上签名的过程或结果。
签证 visa；endorse document
在文件上签字盖印表示认可。通常官方机关在护照或其他旅行证件上签证，表示准其出入国境。
签注 endorsement
在文件背面所作的批注，又称“背书”。
签字 signature
又称“签名”，即为表示同意而把自己的名字写在文件上。
潜在价值 potential value
档案文件暂时尚未被人们发现的价值。
清册 detailed list
详细登记档案文件的簿册。
清晰度 legibility；clarity
档案文件字迹或影像可辨认的程度。
清样 clean proof
文稿付印过程中从最后校改的印刷稿上打出的校样。
情报价值 informational value
档案因含有关于人物、团体、事物、地点、现象等情报信息而具有的价值。
去膜 delamination
把加膜过程中加在档案文件上的醋酸纤维素薄膜或聚酯薄膜清除掉。
去湿 dehumidify；dehydration
用去湿剂或空调设备等降低档案库内和档案文件本身的湿度。
去酸 deacidification
消除档案文件酸性的方法和过程，包括有水去酸法、无水去酸法和气相去酸法。
去污 cleaning
为有助于文件的保存而清除文件上污垢和灰尘的活动，是档案文件修复工作的一部分。
全国信息系统 national information system[NATIS]
一种全国性的信息网络，既包括档案馆的档案信息，也包括图书馆的图书信息和文献中心的文献信息。
全文存贮系统 whole-text storage system
可以输入文件全部正文的一种信息存储系统。
全息图 hologram
用全息摄影法制成的影像文件。
全引目录 file-item list
以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
全宗保管员 keeper of archival fonds
档案全宗的责任保管人。
全宗单 fonds management sheet
以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。
全宗介绍 introduction to an archival fonds
介绍和报道立档单位及其形成档案情况的一种档案检索工具。也称“全宗指南”。
全宗卷 fonds descriptive file
由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
全宗卡片 fonds card
档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。
全宗群 fonds complex
由若干个具体时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。
全宗原则 fonds principle
又称“尊重全宗原则”，即在整理档案文件的过程中必须尊重历史形成的档案整体——全宗。
全宗指南 guide to an archival fonds
介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种检索工具。也称“全宗介绍”。
R
人口统计表 census return
一种人口调查文件。
人名索引 name index
指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
人名录 biographical directory
逐一列举每个人姓名、性别、年龄和通讯地址等的人员名册。
人事档案 personnel department
机关保存的人事文件、人事案卷。
人事文件 personnel record
说明一个人身份、权利、义务、职务、社会地位等或说明一个人在事件中所起作用等的文件。
认证 authentication
经过作者的同意和证明。
日记 diary
对每日事情所写的记录。
软磁盘 floppy disc
在聚酯塑料薄膜的表面涂有硬材料的圆盘形记录介质。
S
三维档案 three-dimensional archives
有人主张把产品样品或其他实物保留下来作为档案。例如，制鞋厂把所生产每种类型的鞋子留一双作为档案。这种档案称之为“三维档案”，或“立体档案”、“实物档案”。有人认为档案机构可以少量保存此类实物，但不应称为档案。
散存档案 estray
未保存在法定保管处所的档案。
散失档案 removed archives
从原形成国家(地区)散失到国外的档案。
桑皮纸 mulberry paper
用纸桑树的内树皮制成的一种手工纸，非常坚固，而且比较透明，故是一种良好的修复用纸。
筛选 weeding；purging
剔除无永久或长期价值的文件的过程。
缮本书 hand-produced book
手写本或刻本的古代典籍，又称“善本书”。
商标 trademark
商品包装或商品上表示该商品不同于其他商品的一种标记。
上行文 document，sending out to superior agency
下级送往上级的文件。
烧毁 incineration
用火焚烧文件。
设计图 design drawing
在建筑工程、产品等设计阶段形成的各种图样的总称。
摄影胶片 photographic film
供摄影用的胶片，由片基和感光层两个部分组成。
申请书 application；petition
向当局提出的书面要求。
身份证 personal identification
证明个人社会和法律地位的文件。
审批权 authority to approve
审查和批准关于档案文件处理问题的权利。
渗色 bleeding
文件字迹因颜料渗入所接触的水或溶剂而消失，或者因受潮而转移到邻近纸页上的现象。
生斑 foxing
由于生物和化学因素的作用而在档案文件上出现斑点。
生效 entry into force
文件开始发生效力。
圣旨 imperial decree imperial edict
皇帝或国王向臣民下达自己意见的文件。
失真 distortion
与原来的声音或影像有出入。
石室金匮 stone room[house]and gold cabinet
中国古代保存档案的一种方法，即库房用石结构，装具用金属材料，既坚实、耐久，又能防火。明代建筑皇史宬(1534—1536年)就是仿古“石室金匮”之制。
时间跨度 time span；date span
从开始到终结所经过时间的长短。
时期分类法 classification scheme according to the periods[stages]
又称“阶段分类法”。全宗内的档案文件按照立档案单位在发展变化过程中经历的不同时期(阶段)进行分类的一种方法。
实时处理法 on-going method of processing
有些档案形成机关存在时间很长，甚至延续若干世纪，档案部门不可能等该档案全宗闭口后再作处理。因而要在保持全宗完整性这个概念的情况下对全宗进行某种划分，以使档案文件能够及时得到处理和提供利用。
史料 historical sources
可为历史提供依据的文件和其他材料。
使用寿命 useful life[of paper]
文件可利用时间的长短。
市档案馆 municipal archives
保存市委、市政府档案以及本市历史档案的机构。
事业单位档案馆 institutional archives
事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
事由 pertinence；subject matter
文件内容所涉及的问题。
事由原则 principle of pertinence
按照档案文件内容所涉及的问题整理档案文件的原则。
室内温度 room temperature
简称“室温”，指普通房间内的正常温度。
适宜性原则 principle of compatibility
档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。
视察权 power to inspect
欧洲国家档案部门对政府机关文书工作的检查的监督权。
收到日期 date of receipt
一个机关收到和登记来文的年月日。
收集 acquisition；collection
档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
收件人 addressee；recipient
收到文件或信件，并加以办理和负有责任的人。
收文 inward document；incoming correspondence
收到的文件。
收文簿 accession register；accession book
登记收到文件用的簿册，其登录项目包括：收文顺序号、收到日期、来源、内容说明、数量、密级、承办单位(或承办人)等。
收支登记簿 register of receipts and expenditures
登记财务收入与支出用的帐簿。
手册 handbook；manual
介绍整个档案工作或某一方面的一般知识的一种参考书。
手稿 manuscripts
由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
手稿保管者 manuscript curator
负责保管手稿的人或机构。
手稿部 manuscript department[repository]
又称“手稿库”。图书馆、博物馆和科研机构内负责收集和保管公务档案和私人手稿的单位。
手工纸 hand-made paper
用手工方法生产的纸张。
受潮文件 moistened document
因在潮湿条件下保管而使含水量超过规定的档案文件。
受控标引 controlled indexing
依据主题词表控制工具进行的标引。
书蠢 book-lice；Liposcelis Divanatorius Mull
档案库内的一种害虫。
书库 book-depository
保存图书的库房。
书信 textblock
信函的通称。
输出 output
把数据从计算机数据处理设备中取出的过程。
输入 input
把数据存入计算机数据处理设备的过程。
双面复写纸 double-sided carbon paper
正反两面均覆有复写油墨的复写纸。
双面加固 double-sided strengthening
从正反两面对同一份档案文件进行加固处理。
双浴去酸法 two-bath deacidification
先用氢氧化钠水溶液后用重碳酸钙水溶液浸泡档案文件以达去酸目的的方法。
水渍 damp stain；tide mark
由于浸水而在文件上留下的斑点或条纹。
水浸文件 water soaked record
被水浸泡过的文件。
水文档案 hydrological archives
在水文测量与水文研究过程中形成的档案文件。
水印 watermark
纸张内的一种半透明标记(字母或某种图形)，可用来确定档案文件的产生年代，并防伪。
顺序号 order number ； serial number
按照一定顺序编排的号码。
私人档案 private archives
私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
丝纱 silk gauze
一种薄而坚固的透明丝织品。可供文件修复之用。
四库全书 The Imperial Library of Qianlong
中国清代编纂的大百科全书。
苏比兹宫 Palace of the Soubise
法国16世纪建成的一处宫殿。从1808年起成为法国国家档案馆的馆址。
速记 stenography；shorthand
用一种简便的符号把讲话快速地记录下来。
塑料 Plastic material
具有可塑性的高分子化合物的总称。在档案保护工作中常用的塑料有：聚酯、聚乙烯、聚丙烯、三醋酸纤维素等。
酸 acid
对纸质文件的保管十分有害的一类化学物质。档案文件所含的酸可分为三类：造纸过程中出现的、老化过程中产生的、从周围空气中吸收的。
酸度 acidity
用pH值表示的档案文件含酸量的大小。
酸化 acidification
使纸张呈酸性的化学过程。
酸性纸 acidic paper
pH值小于7的纸。
缩微复制 microfilming；microphotography
按照一定缩小比例用胶片等感光材料制作文件副本的过程。
缩微胶片 microfilm
一种能够记录缩微影像的透明而柔软的胶片，或者已摄有原件缩微影像的缩微品。可按形状区分为卷式片、条式片和平片，或按成分区分为卤化银胶片、重氮胶片和微泡胶片。
缩微胶片封套 microfilm jacket
装放缩微条片或平片用的保护性纸套或塑料套。
缩微胶片阅读器 microfilm reader
可把缩微胶片上的影像放大到屏幕上供读者阅读的设备。
缩微品 microform
用阅读器放大后才能辨认和阅读的缩微副本的总称。
缩微平片 microfiche；flat film
用透明的散页胶片拍摄的缩微品，其大小一般为75cm×125cm或105cm×150cm。
缩微平片摄影机 microfiche camera
专门用于拍摄缩微平片的摄影机。
缩微文件 record in microformat
以缩微品形式出现的文件。
缩微式检索工具
是指将科技档案着录条目，按照一定的格式、次序和缩率拍摄在感光载体上的检索工具。缩微式检索工具可制成缩微平片或缩微胶卷，具有体积小、容量大、规格统一、易于保管与复制、便于交流的优点。但是这种检索工具需要借助阅读器才能使用，而且不易删改和调整，编制前必须作出周密的计划和安排。
缩小率 reduction ratio
原文件档案的尺寸与缩微副本的尺寸之间的比例，简称“缩率”。
所得税 income tax
个人或企业从所得收入中按一定比例缴纳的税金。
索档单 requisition slip[form]for document
档案利用者为调阅所需档案文件而填写的一种表格，又称“调卷单”。
索引 index
指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
索引条目 index entry
组成索引的每一个条目。
T
特许读者 privileged reader
被准许查阅尚处于封闭期档案的读者。
特大号文件 oversize document
大于正常尺寸的档案文件。
特许利用 clearance，privileged access
关于准许读者利用某类有利用限制的档案文件的行政决定。
誊清本 engrossed copy；fair copy
已经最后誊写清楚基本上不再改动的文本。
提供利用 make document available for use
把档案文件借给读者阅览和参考。
提要 epitome；synopsis
从档案文件中摘出的要点。
条例 regulation；statute
规定比较长时期实行的调整国家生活某个方面的准则，或关于某一事项、某一组织的职权的法规文件。
条目 entry
反映文件或案卷内容与形式特征的着录项目的组合。档案检索工具的每个项目，又称“款目”。
通报 circular ； circular notice
上级机关为把典型事例或经验教训等广泛告知下级机关而发布的文件。
通电 public statement[in the press]in the form of cabled message
以电讯作为传递手段向有关组织和人员宣布自己的政治主张。通电的电文常在报刊上公开发表。
通风 ventilation
通过门窗或专门设备使库房内的空气流通。
通风系统 ventilation system
一整套的通风设备。
通告 public notice
外国行政机关为解释和进一步说明命令与指示而颁发给所有下属机关的公务函件。中国《国家行政机关公文处理办法》规定：“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项用通告。”
通史 general accepted rule
从古代一直叙述到今天的史书。
通讯录 directory
逐一登录个人姓名或机构名称和通讯地址的簿册。
通知 notification；notice
为了使对方了解某一事项而制作的文件。中国《国家行政机关公文处理办法》规定：“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。”
统计 statistics
对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。
统计报表 statistical form
由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。
统计分析 statistical analysis
对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。
统计指标 statistical target
反映档案或档案工作现象的指标名称及其数值。
图文区 text an drawing area
文件信息载体上可用于记录信息的那个区域。
图纸 drawing
绘图用的纸。通常将绘制在纸上的各种图样、图件也统称为“图纸”。
涂毁 deface；smear
为了使人无法辨认和了解文件中某一部分信息面容而抹掉该部分文字或影像。
退变 deterioration
档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。
退色 fading；discolouration
档案文件上字迹或影像变得模糊不清或消失。
退色字迹照相修复 photorestoration of obscure document text
用照相的方法恢复退色的字迹。
托裱 mounting
用衬托材料加固文件的一种方法。
托裱机 mounting maching of document
用托裱的方法修复文件用的机器。
脱酸 deacidification
去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。
W
温度计 thermometer
档案库内测量空气相对温度的仪器。
温度试纸 temperature indicator
因用湿敏化合物处理过可以测定库房相对温度的一种试纸。
文本 text；version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
文档一体化
是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化和文档规范一体化。文档一体化意义在于：使得档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；实现文档超前控制；提高信息检索效率；满足科学决策的需要；提高行政效率；有利于人、财、物的合理利用。
文稿 draft；manuscript
文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
文号索引 record number index
指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
文件 record；document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
文件中心 records centre
介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。
文件标题 record title；title of a document
文件作者给予文件的名称。它表明该文件的主题内容和性质等，使该文件有别于其他文件。
文件标准化 standardization of documents
为合理减少同一功能文件的种类、提高文件质量和便于管理，而制订和实施有关文件制作的各种标准。
文件处置 records disposition
文件产生者(或文件保存者)把文件移交给档案馆、送往文件中心或就地销毁的活动。
文件格式 document format
关于文件信息各个组成部分在载体上排列方式的规定。
文件管理 record management
对文件的制作和现行使用及其控制与保存的过程。在中国，又称作“文书工作”、“文书处理”、“公文处理”、“文件处理”。
文件盒 document case；record box
存放文件用的盒子。
文件拟制 record-making；creating of document
准备和制作文件的过程。
文件日期 date of record
产生文件的年月日，或者签署和批准文件的日期。
文件生命周期 life cycle of record
文件从产生到最后处置所经历的时期。外国现代档案学者提出了文件生命周期理论，认为文件有一个“生命”过程，这个“生命”过程可分为若干阶段。
文件信息 document information
记录在文件中的信息，即文件的内容及表达内容的文字、图形、标记、符号等信息。广义还包括第二性文件信息(即关于文件的信息)。
文件信息载体 carrier of document information
记录文件信息的物质材料，如甲骨、泥板、木片、竹片、纸张、胶片、磁带、墨水、墨汁、颜料等。
文件信息检索系统 documentary information retrieval system
为答复读者查询而提供文件信息的一套设施。可以检索和提供关于文件位置和特点的信息，甚至可以提供副本。
文件修复 restoration
使受到损坏或损伤的文件恢复原初的形状、特征和性能。
文件熏蒸室 room for fumigating records
档案馆内负责用熏蒸法对档案文件进行杀菌杀虫的单位。
文件要素 main factor of document
文件的必要因素，如作者、名称、日期等。
文件移交目录 records transfer list
移交文件时所编制的文件一览表。
文件作者 author of document
文件的产生者，即制发文件并对文件负有法定责任的机关、团体、企业或个人。
文据 act
具有法律意义并按规定手续制定的文件的总称。
文书档案 administrative archival document
①由文书组成的档案，泛指科技档案和其他专门档案之外的一切档案，因而有时称为“普通档案”、“一般档案”。因这类档案多数在行政和组织管理活动中形成，有时也称为“行政档案”、“管理性档案”。
②文书与档案的组合名词。通常在文书与档案两词之间用顿号隔开。
文书工作 records management
也称“文书处理”、“文书处理工作”。机关内文书拟制、承办、运转、审批、保存等活动的总称。同“文件管理”。
文书学 documentary science
研究文书形成规律、拟制方法、办理程序、运转组织、归档保存等问题的学科。
文献 document
中国国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》定义为“记录有知识的一切载体”。
文献编撰学 compilation science
研究文献编辑出版问题的学科。
文献工作 documentation
持续系统地收集、整理、传播与利用文献的活动过程。
文献记录片 documentary film
可以作为档案保存的影片。
文献学 documentation science
研究文献的形成、增值、存储、检索、交流等规律的一门学科。
文种 record type
按性质和用途确定的文件种类的名称。
无尘磁带库 dust free tape storage
空气内已经滤除灰尘的磁带库房。
无水去酸法 non-aqueous deacidification
把去酸剂甲醇镁、氢氧化钡或者环己胺等放入有机溶剂而不用水作为溶剂的去酸方法。无水去酸法的优点是有机溶剂比水更容易浸润纸张，不大会引起纸张的膨胀和卷曲，也较易干燥。缺点是有些颜料和墨水溶于某些有机溶剂，而且像甲醇和钡化物等都有毒。
无酸纸 acid-free paper
经过去酸处理使pH值呈中性或弱酸性的纸张，又称“去酸纸”。
X
下行文 document，sending out to subordinate agency
发往下级机关的文件。
显示器 visual display unit
可把影像或字迹显示在屏幕上的设备。例如，在电子计算机上供查看输出数据用的显示装置。
显影 developing
用显影剂处理曝光的照相底片或洗印的相片，以使潜影显现出来的过程。
县档案馆 county archives
保管县级机关及其所属各单位档案以及县行政区域内其他应该集中保存的档案机构。
现行文件 current[active]record
具有现行效用的文件。在“文件运动周期”中处于第二阶段的文件。也指因处理现行事务须经常查用而留在办公室的文件。
相对湿度 relative humidity
一立方米空气中水蒸气的实际重量与同温度下饱和状态时水蒸气重量之比。
相似性原则 principle of similarity
档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。
相纸 photographic paper
洗印照片用的感光纸。
消磁 demagnetization
在录音档案库内降低磁场的强度。
销毁 destruction；elimination
经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。一般方法为用粉碎或焚烧等办法清除不值得保管的档案文件。
销毁清单 elimination list
拟销毁文件的名称一览表。
销毁清册 destruction list
登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。
肖像 a portrait
以某一个人为主体的画像或照片。
效用范围 efficiency extent
文件效用所及的时间和空间的限度。
楔形文字 cuneiform script
古代两河流域泥板档案上所使用的文字。因每一笔画都是一端粗一端细，状如楔子，故名。
协定 agreement
经过协商签订的双方都必须遵守的条款。
泄密 let out a secret
把应予保密的文件信息泄露出去。
谢伦伯格 Theodore R．Schellenberg
美国档案学家。生于1903年2月24日，卒于1970年1月14日。曾任美国国家档案馆副馆长等职。1954年应邀赴澳大利亚、新西兰讲学，1960年应邀赴巴西等拉丁美洲国家考察档案工作。着有《现代档案——原则与技术》和《档案管理》等。
信息分析 information analysis
英国对机读文件进行鉴定工作的第一阶段。目的是评价机读文件的内容和确定保留期限。这种分析在自动化系统的设计阶段进行。
信息检索 message retrieval
对档案文件信息的查找。
信息检索系统 information retrieval system
信息检索语言、信息处理规则和信息检索技术手段等的总和，由电子计算机硬件、软件、数据库、系统管理者和利用者组成。
信息容量 information capacity[quality]
一定数量的文件所包含信息的多少。
信息源 information source
信息的来源。在档案学里一般是指档案文件。
信息自由法 Freedom of Information Act[FOIA]
美国的一项法律。1966年制定，1974年与1976年两次修订。规定美国联邦政府产生的文件，除有9类对公众保密外，均应让公众利用。
行文 to communicate officially
向某一个或多个机关或个人发送公文。
行文关系 communicative relation
机关(组织)相互之间文件的授受关系，也就是对文件传递方向和传递方法起约束作用的机关之间的工作关系。
行政管理机关 administrative agency
政府为实施行政管理职能而设置的机关。
行文规则 communicative regulation
机关之间传递文件的规范性要求。
行政史 administrative history
关于机关历史背景的材料，是档案馆指南和档案全宗指南的一个必要组成部分。
修裱 mounting
使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。
修补 mending；repairing
不须更换材料的微小修复工作，如对扯裂处的修理等。
修复 restoration
使受到损伤或损坏的档案文件恢复或接近原初的特性和外部特征。是用物理或化学方法使褪色的影像或字迹能够重新辨认，以及用加膜、加套密封、修补裂口、托裱等方法加固档案文件的措施的总称。
选样 sampling
按一定程序从档案文件中挑选出一定数量的样品加以保留。同“抽样”。
雪松油 cedar oil
古代用的一种档案防虫剂。
学历 record of schooling
在学校学习的经历。
学术利用 academic use
为了学术研究的目的而查阅档案。
学术利用者 academic user
进行学术利用的个人或机构。
学位 academic degree
因在学术上达到一定的专业水平而获得的称号，如博士、硕士、学士等。
学位档案员 diploma-archivist
原民主德国档案人员的一种职称。要求受过高等教育，能够指导较大的档案机构，并能够解决重大的鉴定问题和复杂的整理编目问题。
熏蒸 fumigation
在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。
巡回展览 traveling exhibit
按规定路线依次在若干地点展出档案的活动。
Y
亚甲蓝光度测定法 methylene blue method
对胶片上残余硫代硫酸盐所采用的一种测定方法。
研究价值 research value
档案文件对各种研究工作所起的参考作用。
研究趣向 research trend
档案文件利用者兴趣的指向。
盐酸 hydrochloric acid
水溶液，是墨水的一种成分。
颜料 pigment；dye-stuffs
各种用于着色的物质的总称。
羊皮纸 parchment
古代使用的一种书写材料。其制法是把羊皮剖开，放在石灰水内浸泡；然后洗涤、去污，撑在框架上干燥；最后用浮石擦光，使表面平滑，再擦以白垩，即可供书写之用。
业务文件 operational document
在业务活动中形成或者涉及业务问题的文件。
艺术档案 artistic archives
在艺术活动中形成的档案，如戏剧、电影、曲艺等的档案。
移交 transfer
档案室或档案馆等按照国家规定，把档案交给接收方档案馆保存的过程。即把档案文件交给档案馆或其他机构保存的活动。
移交机关 transferring[offering]angency
向档案馆移交档案文件的机关。
移交目录 transfer list
向档案馆或文件中心移交文件时编制的目录，由移交机关编制。
音像档案 audio-visual archives
由于把声音信息和影像信息记录在信息载体上而形成的档案，可分为影片、照片、录音、录像等类。
引言 introduction
在每一种检索工具的开头部分对检索工具的指引性介绍。它为研究者提供各种主要信息，如全宗的历史和变迁、文件产生机构的性质，以及文件的整理方法等，类似“前言”、“序言”。
隐私权 right to privacy
不允许别人泄露的关于本人健康、财产、生活情况的权利。
印鉴 copy of seal
为防止冒领存款等行为而在银行等机构内留下的印章样子。
影片 cinematograph film
含有电影的胶片，一般为16毫米和35毫米的，偶尔也有8毫米、9．5毫米和70毫米的。
影片档案 film archives
作为档案保存的影片文件。
影片档案馆 film archives
保存影片档案的专门机构，也称“电影档案馆”。
影片档案目录 archival catalog of film
一种主题性的档案目录包括影片作品的名称、制片厂的名称以及出产日期等内容。
影像 image
因光线照射感光材料而形成的可见的信息。
影印本 photoduplicated document
用照相制版印刷的方法所得到的文本。
永久保管 permanent preservation[retention]
在档案馆内把档案文件永远保存下去。
永久价值 permanent value
档案文件值得永远保存的价值。
邮政编码 post-code
邮政部门为实现自动化而为通讯地区和通讯者编排的代号。
玉牒 roal pedigree
中国封建时期皇帝的家谱。
御玺 privy seal
皇帝用的正式印玺。
预备性文件 preparatory paper
为编制正式文件而制作的各种辅助性文件的总称。
预约接待 appointment
有些档案馆只接待预先约定的读者的一种制度，其原因可能是阅览室座位不多或者距离库房较远等。
原来顺序 original order
文件产生机关赋予档案文件的先后顺序。
原始价值 primary value
文件对于其产生机关的行政管理、财务活动和研究工作等所具有的价值。
原件 original document
最初产生的区别于复制件的原始文件。
阅览室 reading room
档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。
阅览证 reader’s ticket
发给读者准予查阅档案文件的证明。
云母纸 mica-paper
修复档案文件时用的一种纸张。
医药卫生档案
是在各种疫病的预防、治疗、护理及药品、生物制品的监督、检定和生产技术活动中形成的科技档案。
Z
载体(介质) medium
可将信息记录于其上或其中的物质材料。
曾三 Zeng San
中国档案学家。生于1906年7月21日，卒于1990年11月28日。是中华人民共和国档案事业的开拓者、杰出领导人。历任中共中央办公厅副主任、国家档案局首任局长、中央档案馆首任馆长、第一届全国人民代表大会代表、中共中央顾问委员会委员、中国档案学会名誉理事长等职。着有《曾三档案工作文集》等书。
增湿 humidification
提高档案文件的湿度。
摘录 extract
从档案文件中挑选和抄下来的一些章节、段落句子。
展览 exhibition
档案馆把一部分档案文件陈列出来，让公众参观。可分为永久的、长期的和临时性的。
展览厅 exhibition hall
展出档案文件的大厅。
展平 flattenling
把档案文件弄平。是修复工作的一项作业。
张号 mumber of sheet；folio number
给予每一张档案文件的编号。
张数 amount of sheets
一个案卷内文件的总张号。
章程 regulation
规定一个机关、团体、企业的宗旨、任务、组织机构、管理范围、财务基础、工作制度以及负责人权利和义务的公务文件的总称。
诏书 imperial decrce
皇帝为宣布政令或训诫臣民而颁发的命令。
照片 photograph
将感光纸放在照相底片下曝光后显影、定影而成的图片。
照片档案 photographic archives
作为档案保存的照片文件。
照片档案馆 photographic archives
保存照片档案的专门机构。
照片文件 photographic documents；photographic record
用照相方法记录信息的文件。
照相机 camera
制作照片文件或拍摄照相副本用的设备。
照相修复法 photo-restoration
用照相法恢复因褪色而难以辨认的文件字迹。
真迹 real handwriting
作者本人亲手写成的文件。
真空干燥 vacuum drying
在无空气的条件下使档案文件干燥。
征集 acquisition
档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。
征集权 requisitioning power
国家依法对档案文件实行有偿或无偿征用的权利。
整理方案 arrangement scheme
使档案文件有序化的计划。
整理原则 principle of arrangement
整理档案文件所遵循的原则。
正本 original
作为正式文件使用的文本。具有法定的执行效用，有规范的格式及各种生效标志。
正文 official text
有规范格式和生效标志的正式文本。
政策性文件 policy record
一个政府或政党为达到自己的目的而根据具体情况制定措施和办法的文件。
政府档案馆 governmental archives
一个国家的政府为保存其档案而设置的机构。
知悉权 right to know
公民了解其政府活动的权利。
执照 licence for…
主管机关颁发的准许从事某种职业活动的证明文件。
职称 title of post
职务的名称，如馆员、研究员等。
职能分类法 functional classification
按照文件产生机关的职能划分文件类别的方法。
职位 official position
所担任的职务在机关团体中所处的位置，例如档案馆长等。
指令性文件 directive document
使下级遵循上级指示用的文件。
纸草档案 papyrus archives
作为档案保存的纸草文件。
纸浆 pulp
供造纸用的木浆等以及胶料、染料和填料等的混合物。
纸浆修补 leafcasting
用与被损坏文件相同的纸浆纤维修补被损坏文件的残缺或磨损部分。
纸质文件 paper document；paper-based record
以纸张为信息载体所形成的文件，也称“纸基文件”。
终端 terminal
信息进入或离开某个系统或某个网络的地点或设备。
重要文件 important record
对业务活动起重要作用的文件。这类文件一旦丢失，就需要花费相当多的时间、费用和劳动才能加以祢补。
竹简 bamboo slip
古代用来写字的竹片。中国在发明造纸术以前广泛使用竹简制作文件，因而留下了大量的竹简档案。
逐张消毒 sheet by sheet sterilizing
对档案文件的每一张都进行杀菌处理。
主编 editor in chief
编辑出版档案文件出版物或档案文件检索工具的主要负责人。
主动服务 outreach programme；extension service；active service
档案馆主动地为档案利用者提供关于档案文件的信息。
主题 subject
档案文件内容的核心问题。
主题标引 subject indexing
对档案内容进行主题分析、赋予主题词标识的过程。
主题词 descriptor
在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
主题目录 subject catalogue
依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
主通道 passageway
档案库内两排档案架之间的过道。有些国家对主通道的宽度有规定，如前苏联规定为120厘米。
主要读者 primary audience
某些档案馆的首要服务对象。例如，大学档案馆首先为其学校当局和师生服务，然后才考虑为一般公众服务。前者是该档案馆的主要读者，后者是次要读者。
注册 enrolment
在有关的机关内对档案文件进行登记。
注释 note
对文件正文所作的解释。
着录 description；interpretation
在编制案卷封面、装具标签以及检索工具时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的活动。
专业档案 specialized archives
反映专门领域活动的档案。
专业档案馆 specialized archives
管理特定范围专业档案的档案馆。
专题概要 thematic summary
简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。
专题介绍 introduction to subject record
专题指南 guide to subject records
介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
专题目录 subject catalogue
按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
专用文件 special document
仅在某一个部门或某一个专业范围内适用的文件。
传记材料 biographical material
记录有某人生平事迹的各种文件的总称。
传记证明 biographic certificate
关于个人传记材料的档案证明，如个人工龄、学历、财产权利的证明等。
装订 binding
把零散的文件订成卷册的活动。
装订机 binding machine
装订卷册用的机器。
装具 container
盛装物品的器具。
咨询处 reference service
可为读者提供参考资料的单位。
咨询服务 reference service
档案馆、档案室答复询问、指导和帮助利用的活动。
资料室 reference room
为研究工作提供参考资料的单位。
紫外线 ultraviolet light
波长比可见光线短的一种电磁波。因在光谱上位于紫色光外侧而得名。它不利于档案文件的长期保管。
紫外线灯 ultravolet lamp
阅读褪色羊皮纸文件用的一种设备。
紫外线过滤器 ultraviolet filtering device
安装在日光灯管外面含有紫外线吸收剂的一种柔软的塑料套。
字迹加固 stabilization of text
为增加文件字迹的抗磨损性和抗扩散性等在文件上添加保护层的活动。
字迹清晰度 legibility of the writing
文件上字迹的可辨认程度。
自动化 automation
用电子计算机使档案工作按照规定的程序和要求自动地进行。
自动化数据处理 automatic data processing
用电子设备迅速处理大量数据的自动操作活动。
自动化信息处理系统 automated information processing system
用电子计算机处理信息的系统。
自动化信息检索系统 automated information retrieval system
用电子计算机加工和检索数据的一种信息检索系统。
自动化影像处理系统 automated image-processing system
用电子计算机处理影像的系统。它可以消除影片、照片上的许多缺点。
自动火警系统 automatic fire detection system
能够自动把火灭掉的整套装备。
自动温湿机 hygrothermograph
自动测定和记录档案库内温度与湿度的一种仪器。
自然老化 natural aging
档案文件在自然条件下老化变质的过程。
自由标引 free indexing
不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。
自传 autobiography
本人为自己写的传记。
综合档案馆 comprehensive archives
按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
总结性文件 inspector-general
对某时期工作的经验教训进行研究，从而写出的有指导性结论的文件。
组织机构原则 organization principle
按照来源机关的组织机构整理档案文件的原则，也称“行政结构原则”。
组织沿革 administrative history
系统记述一个机构(地区、行业)体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
最优保管条件 optimum storage condition
使档案库具有最适于保管档案文件的温度、湿度、照明和空气成分等条件。
尊重全宗原则 principle of respect for the fonds
法国1841年提出的档案整理原则。要求按来源划分档案单元——全宗，保持全宗的界限，但不涉及全宗内部的结构问题。
作者手稿 author’s manuscript
作者为发表而手写或打字的文稿。
自然科学研究档案 natural science research archives
是在自然科学技术研究活动中形成的科技档案，简称科研档案。
作物栽培档案 crop cultivate archives
是在作物播种和田间管理等栽培技术和管理活动中形成的档案。
植物保护档案 plant protection archives
是在作物病虫害预报、防治和植物检疫活动中形成的档案。