档案整理的内容、作用及原则

出处：按学科分类—政治、法律 中国商业出版社《新世纪工会办公室实务操作大全上卷》第399页（3311字）

一、档案整理工作的内容

档案整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系的过程。在科学研究和文献工作领域中，所谓档案的整理有广义和狭义之分。在档案学中，档案的整理通常指狭义的整理，其主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目录的编制。

档案的整理是档案管理工作中一个相对独立的组成部分，其系统的结构和运行机制具有一定的特点：一方面，档案整理工作是由可以分解而又互相联系的若干内部环节(要素)组成的有机系统。其中各个环节，在我国目前条件下一般是不可缺少和不能逆行的。另一方面，整理工作的项目则因具体环境和档案状况而有所不同。在档案馆或档案室内，档案的整理按其工作内容的范围大致分为以下三种类型：

(一)系统排列和编目。在正规的工作条件下，档案室接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷；档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。在这种情况下，档案室或档案馆的档案管理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内，即根据整个档案室和档案馆存放和各种管理的需要，进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的某些加工等等。

(二)局部调整。已经整理入馆、室保存的档案，经过管理实践的检验或专门的质量检查，对其中显然不符合整理要求，不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工以提高其质量；另外，随着时间的推移，档案材料自身或档案整理体系可能发生某些变化，也须进行必要的调整。

(三)全过程整理。由于一些特殊原因，档案馆、室有时也可接收和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重的破坏时，就必须进行全过程的整理工作。

档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和基本编目两大部分。

二、档案整理工作的作用

档案整理工作，在档案总体管理中具有重要的意义和作用。主要体现在：

(一)档案的系统整理，是档案利用、开发、发挥档案作用的一项基本前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出工会活动和工人运动的本来面貌，便于系统地查考研究。

(二)优化档案整理，可以促进档案各种系统各个环节的良性运行和协调发展。通过对工会档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促进其改善和提高。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元性的检查体系奠定了科学基础。只有整理好的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完整和安全。所以，工会办公室档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础。档案整理科学化和标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

三、档案整理工作的原则

整理档案应该保持文件之间的历史联系，充分利用原基础分门别类，便于保管和利用。

(一)档案的整理必须保持文件之间的历史联系

所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

这几方面的联系，体现了文件形成的一些特点。文件之间的联系是客观存在的，按照文件之间的联系整理档案，是合乎客观规律的。保持文件之间的历史联系是行之有效的科学原则，必须坚持实行并使之更加完善。同时，还应该明确，必须辩证地看待和处理文件之间的历史联系。一方面，由于文件之间的联系是错综复杂和多种多样的，因而应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。不能简单地看到文件之间的任何联系，即随意整理。同时，从档案整理工作的全过程来说，应该力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面地保持其联系。这将为日后的全面鉴定、多元检索和便于利用等创造良好的条件。另一方面，文件之间的历史联系是相对的，应该根据一定的条件，如不同档案的特点及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。不能离开实际整理具体文件简单地确定某种整理方法和优劣。同时，应该从档案整理工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，不能只从某一个片断，如只从分类一个环节或某一类、立卷或某一卷等，孤立地看待文件之间的联系，不能把某种联系和整理方法绝对化。

(二)档案的整理应该充分利用原有基础

档案是历史文化的产物，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历来整理和保存档案的情况和成果。要尊重历史和前人的劳动，在整理档案的时候，应该充分利用原有的整理基础。这是多年来实践证明了的一种可行的办法，也是科学地组织档案整理工作的一条原则。重视和利用先前的整理基础，有利于保持文件之间的历史联系，提高档案整理工作的质量，并且能够有效地加快整理工作步伐，以适应提供利用的需要。

档案整理工作中所谓“利用原基础”的含义和要求主要有两方面：

第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有目可查，就应力求保持其原有的整理体系。或者不再重新整理，而通过其他环节进行补救，或者只作必要的加工整理。

第二，在档案整理过程中了，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理保存的历史状况。也就是说，对必须进行一定整理的档案，也要注意分析原有的整理哪些是合理的，哪些是不合理的。对其中可取的做法应该适当地吸取，即使某些简单的保存和清理工作痕迹，也往往是值得参考的线索而应予以重视。对先前整理得不当的和错误的地方，也要经过仔细研究，掌握了有关情况之后再加以改动和纠正。这对避免人为的破坏文件之间的历史联系，保证整理质量和提高效率，都有一定的补益。

(三)档案的整理必须便于保管和利用

保持文件之间的历史联系，并不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。毛泽东同志曾指出，文件和档案的整理应该“分门别类，便于保存和寻找。”便于保管和查找利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

总的说来，恰当地保持文件历史联系整理出的档案也就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。它们之间有时也不尽一致，比如一次会议的有关报告、讲话的书面文稿和录音磁带、录像带，会议的经费开支计划和会议账簿、记账凭证，本来互有密切联系，但是完全混同整理，则不便保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保存联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。而有些做法虽然保持了相互之间的联系，但可能不便于安全保管和实际利用。因此，工会工作者整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。