岗位职责

出处：按学科分类—经济 中国商业出版社《金融企业会计制度实施手册中册》第886页（1733字）

岗位职责是指在组织结构设置的基础上，按照程式定位原则，将各部门的业务活动按其业务流程或特点再划分为若干个具体的工作岗位，并分派至人，同时赋予其相应的权限，使得整个企业不但各部门分工之间明确，而且还可清楚地说明各职能部门或岗位和人员所拥有的权力及其应承担的责任。岗位职责是组织结构的具体表现形式，其内容主要有：

(一)职权明确划分

根据其人、财、物及利用它们的最佳途径来划分为实现目标所必须的各项业务工作或活动，并授予执行有关各项业务工作或活动的各部门或人员以明确的职权和职责，既要防止权力重叠，也要避免出现权力真空，使每一项业务处理的各个环节都有相应的机构和具体人员负责。在设计和执行时必须做到：

1．明确规定每个员工的职责，使每个员工既不被忽略也不会滥用其职权，同时应规定员工向上级部门或管理人员汇报其履行职责的情况；

2．职责与权力必须尽可能以规范文件的方式明确地授予具体的部门、岗位和人员，以免发生越权或在出现错误或舞弊时互相推诱；

3．在日常的经营管理活动中，对于一般性的业务领域，管理者应当给予有关部门或人员相当的自主权，避免过多的干预。每个岗位负责人员在职权范围内有权采取迅速的行动履行职责，以充分发挥和调动各级部门或人员的积极性和主动性：

4．各岗位人员之间的交接必须有明确的交接手续；在某些员工临时缺勤时，也有明确的代理办法。

(二)不相容职务分离

不相容职务分离是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则，其内容包括：

1．对每一项业务不能完全由一人经办，亦即没有人能够控制经济业务活动的各个方面；

2．钱、账、物分管，例如仓库保管员负责原材料的收、发、存的管理工作，并负责登记原材料的数量，而相关的账务处理则由会计人员负责；

3．有健全严格的凭证制度。

一般情况下，单位的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行，就能够保证不相容职务的分离，从而便于内部控制作用的发挥。概括而言，在企业内部应加以分离的主要不相容职务有：

1．授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。

2．执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离，如填写销货发票的人员不能兼任审核人员。

3．执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作。

4．保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离，不能兼任。

5．保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离；

6．记录明细账和记录总账的职务要分离。

7．登记日记账和登记总账的职务要分离。