公司名册

出处：按学科分类—政治、法律 复旦大学出版社《香港法律实用全书》第494页（1409字）

依《公司条例》有关规定，公司必须在其注册办事机构设置公司档案，其中必须具备法律要求的一切文件及记录以便供有权查阅之人在必要时查阅。同时，公司还须将适当文件、记录、周期性的财务报表交呈公司注册署案存档，以供公众人士查阅。在诸多公司档案中，公司下述备册是其中相当重要的一部分。

1．股东名册

公司必须设置以法律规定的文字制作的股东名册。其中列有：①股东姓名、地址、职业；③资本划分为股份的公司必须注明每一股东所持的股份每股号码以及每股应交或已交的股本；③该名册载入股东的时间；④停止作为股东的时间。

如果公司将其前发行的股份收回并代之以股份证书之时，必须在股东名册中撤去该涉及股东的姓名，并在股东名册中表明：①发出股权证的事实；②股权证明代表的股份；有关股份编制的号码；③发出股权证的日期；④交回股权证的日期。如果公司将股权证持有人的姓名登记在股东名册上，并不违法，但公司必须为因此可能引起的任何损失承担赔偿责任。

当公司股东人数超过50名时，股东名册应当记载股东的有关资料并可以另设索引便于查阅，如股东名册中发生任何更改事宜，相应索引也应在14日内作出更改。

股东名册是记载《公司条例》的指定或授权记载的有关事项之表面证据，在无相反证据的情况下，公司必须依成员名册来办事。公司可以通过冻结股东名册来冻结公司的股份。但须在报刊上作出公告，记载冻结的时间及次数。成员名册的冻结在一年内不能超过30天(除非必要时，可将冻结期延长30天)，任何股份的转让不得在冻结期间登记入股东名册，在此期间内任何人也不得查阅股东名册。

如果在股东名册中无充分理由而将有关人员误载入名册或漏载，或在新成员登记入册或旧成员除名等事项上有所延误，任何受害者或股东甚至公司本身可向法院申请修正。法院在命令修正的同时，还可以责令公司赔偿损失，并在作出修正裁决时将内容通知公司注册。

公司股东名册中有关股东资料的记载，只有在股东退出公司后50年才可给予注销。

2董事及秘书名册

董事及秘书名册是记载公司各董事及秘书详细情况的资料，若个人出任董事时，在名册中必须载入董事姓名、地址、国籍、职业以及担任其他董事职务、香港身份证持有者的身份证号码，若法人出任董事，则须注册办事机构地址。

公司秘书在董事及秘书名册中必须载有其为自然人时的姓名、地址。如其为法人，则应记入法人名称和注册办事处地址。如其为非法人团体，要记入该团体名称和办事处地址。

3．债券持有人名册

如果公司发行的债务是不得自由转让的债券时，公司必须设置一份载有债券持有人详细资料的名册，包括每一债券持有人的姓名及地址、成为债券持有人的日期、终止债券持有人身份的日期。