公司秘书

出处：按学科分类—政治、法律 复旦大学出版社《香港法律实用全书》第498页（615字）

公司必须要有一位秘书，由董事会推选。当公司只有一名董事时，不能兼任秘书。公司秘书虽不具备管理公司业务的权力，但作为公司主要的行政管理人员，却具备行政权力，即他无权代表公司作出商业贸易方面的决定、签订对公司有约束力的商业合同；但他可以代表公司签订诸如聘请雇员、购置办公设备或租赁交通工具等公司行政管理方面的契约。当然，如果公司章程赋予秘书更大的权力时，亦可以同时作为公司董事。

公司秘书主要履行的职责为：①参加公司所有会议(包括董事会议)，为会议准备议事程序，在会议中担任记录，并且会后整理好会议记录；②遵照董事会的指示向股东和其他人士发出通知；③在文件上加盖公章并签署；④执行并记录股票的转让；⑤保存公司的各项表册，尤其是公司内部管理之记录；⑥编制公司年度报告、公司决议通告等各项报告；⑦负责公司收支帐册，随时向公司报告最新的公司财务状况；⑧准备好需由董事会审查的信件、文件；⑨负责执行公司对政府方面的法律要求。

秘书与公司签订服务合同作为公司职员，由于其地位较一般职员不同，所以他对公司的责任为受委托责任，应当诚实行事，不得窃取公司商业秘密。这点与董事责任一致。公司秘书应对其过错给公司造成的损失承担赔偿责任。公司章程或者任何契约中任何有关豁免秘书应负责任的条款及内容，均告无效。